OTLG Mitarbeiter App – die digitale Erfolgsstory

Erfahren Sie mehr über zeitgemäße Mitarbeiterkommunikation für fertigungsnahe Unternehmen, am Beispiel der OTLG Mitarbeiter App.

Die Volkswagen Original Teile Logistik GmbH & Co. KG (OTLG) ist eine der größten Tochtergesellschaften der Volkswagen AG mit der Aufgabe die mehreren tausend Servicepartner teils täglich mit den korrekten Teilen zu versorgen. Bei einer solchen Mammut-Aufgabe ist es kein Wunder, dass die Kommunikation mit allen Mitarbeitern, zumindest ohne die OTLG Mitarbeiter App, durchaus eine schwierige Aufgabe darstellt. Besonders da die etwa 2.900 Arbeitskräfte auf 12 Standorte aufgeteilt sind.

Das gesamte Unternehmen im Blick

Sobald man sich in der OTLG Mitarbeiter App anmeldet, findet man, je nach Gruppenzugehörigkeit, zahlreiche verschiedene Projekte. Über diese erhalten die verschiedenen Standorte der OTLG ihren eigenen Raum. Aber auch interne organisatorische Einheiten, wie der Betriebsrat oder öffentliche Bereiche wie „OTLG Online“ erhalten über die Mitarbeiter App ein digitales Zuhause.

Diese Projekte ermöglichen eine spezifische Veröffentlichung von Inhalten über unser Gruppen-Feature. Darüber lassen sich verschiedene Informationen an bestimmte Personengruppen ausspielen und je nach Notwendigkeit differenzieren.

Verbesserte interne Kommunikation durch Polario

Durch Polario konnten typische Probleme der internen Kommunikation gelöst und zentrale Informationskanäle optimiert werden. So wird das Personal gezielt mit Informationen versorgt, die besonders wichtig für ihren Aufgabenbereich und ihren Standort sind. Selbst wenn man ganz oder teilweise von zu Hause oder von Co-Working Spaces aus seinen Tätigkeiten nachgeht.

Im Gegensatz zu typischen Methoden der Benachrichtigung des Personals, wie das Intranet und Rundmails, benötigt man für Polario keinen Zugriff auf bereitgestellte Dienstrechner. Stattdessen kann auf Polario von stationären sowie mobilen Endgeräten zugegriffen werden.

Was besonders nützlich in Lager-Umgebungen ist, wie sie beispielsweise bei der OTLG vorliegen. Der Zugriff ist selbst vom privaten Smartphone des Mitarbeiters möglich, was die Interaktionsquote und die Bindung ans Unternehmen natürlich verbessert.

Bei der Entwicklung von Polario, wurde besonders darauf geachtet die soziale Zusammenarbeit in Unternehmen zu fördern. Deswegen gibt in der App Features die Mitarbeitende aus sozialen Netzwerken kennen wie Chat & Gruppenchat im Stil von Whatsapp oder den Social Feed, Beitrags-Format die man mit Likes und Kommentaren versehen kann, wie bei Facebook.

Die OTLG Mitarbeiter App als Informationsportal

Jedes Projekt der OTLG Mitarbeiter App bietet seiner Belegschaft ein umfangreiches Angebot an Informationen. Tägliche News, rund um die Firma halten jeden auf dem Laufenden. Dazu kommen eine beachtliche Anzahl an Informationsseiten über das Pages-Feature, mit reichhaltigen Inhalten. Diese klären auf über finanziellen Leistungen, das Gesundheitsmanagement, Dienstwagen und mehr.

Für Corona-Informationen wurde über das App-Menü ein eigener Bereich geschaffen, indem allgemeine Informationen darüber bereitgestellt werden. Dort ist zusätzlich ein Meldeformular eingebunden. Das Selfservice & Service Desk Portal erhielt ebenfalls eine Nische innerhalb der App, worüber jede Person direkt und einfach z.B. Lizenzen, IT-Ressourcen und mehr beantragen kann, egal wo sie sich befindet.

Interview – Stimmen aus der OTLG

Damit Sie einen besseren Einblick und Eindrücke aus Sicht der OTLG erhalten, haben wir Christina Kröhnert zum Interview gebeten. Frau Kröhnert ist zuständig für Marketing und Kommunikation innerhalb der OTLG. Im Rahmen des OTLG Mitarbeiter App Projekts war sie von Anfang an dabei.

Sie steht uns für einige Fragen zum Projekt und der App zur Verfügung, die wir nun im Folgenden durchgehen werden.

foto - christina kröhnert - otlg
Christina Kröhnert
Marketing/Kommunikation - Volkswagen Original Teile Logistik GmbH & Co. KG

Aus welchen Gründen haben Sie sich für eine Mitarbeiter App entschieden?

Im Zuge der Corona-Pandemie war es wichtig, alle Mitarbeiter:innen zeitig über die neusten Entwicklungen und Regelungen zu informieren. Mit Hilfe der App können alle Mitarbeiter:innen die Informationen schnell und einfach einsehen und werden per Push sofort benachrichtigt. Aber auch ohne Pandemie ist es für uns wichtig alle Mitarbeiter:innen  problemlos informieren zu können, da der Großteil in der Operativen Logistik arbeitet und keinen eigenen PC-Arbeitsplatz hat und somit nicht einfach auf das Intranet und E-Mails zu greifen kann.

Gibt es bestimmte Ziele, die sie mit der Einführung der Mitarbeiter App verfolgen?

Über die OTLG Mitarbeiter App möchten wir dazu in der Lage sein schnell Informationen zu streuen und alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig zu erreichen. Gleichzeitig vernetzen wir alle Mitarbeiter:innen untereinander über Features wie Social Feeds, schwarze Brett und natürlich die Chat-Funktion. Darüber hinaus soll jede Person nun viel einfacher mehr über unsere zahlreichen Corporate Benefits erfahren, da diese besser erreichbar sind.

Wie hat Ihre Belegschaft die Einführung der Mitarbeiter App aufgenommen?

Sehr unterschiedlich. Einige Mitarbeiter:innen nutzen die App ständig. Andere wiederum tun sich noch schwer mit der Digitalisierung.

Welche Vorteile oder Verbesserungen können Sie seit Einführung der Mitarbeiter App verzeichnen?

Informationen kommen schneller und direkt an die Belegschaft ohne Umwege.

Welche Interaktionsmöglichkeiten nutzen Sie, um die Partizipation Ihrer Mitarbeitenden zu schaffen?

Neben den gängigen Funktionen mit News und Infomationsseiten gibt es eine Chatfunktion. Weitere Funktionen wie ein Social Feed, Schwarzes Brett und ein Mitarbeitershop werden noch eingeführt.

Gibt es Features/Inhalte die eine besondere Resonanz erzielten?

Aktuell sind die interessantesten Inhalte die News und der Kantinenplan.

Gibt es erste Learnings, z.B. zur Einführung oder der Handhabung?

Mehr Werbung für die App machen, vor allem in der Logistik und den Mitarbeitenden die Plattform und deren Vorteile näher bringen.

Wie empfanden Sie die Zusammenarbeit mit der plazz AG und ihrem Ansprechpartner?

Für beide Seiten war die Einführung der App und des neuen Intranets ein großes Projekt. Wir haben sehr hohe Anforderungen an das System, die das Team der plazz AG umsetzen musste. Die Zusammenarbeit war trotz engen Zeitplans immer gut.

Mitarbeiter App

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