Virtuelle Mitgliederversammlungen für Vereine & Verbände

Virtuelle Mitgliederversammlungen sollen in Zukunft möglich sein. Wir erklären Ihnen die Hintergründe und worauf dabei zu achten ist.

Vereine sollen virtuelle Mitgliederversammlungen per Videokonferenz durchführen können. Das schlägt der Bundesrat in einem Gesetzesentwurf vor. Das entsprechende Dokument (Drucksache 20/2532) vom Deutschen Bundestag stellen wir Ihnen hier zur Verfügung.

Über den Entwurf zu virtuellen Mitgliederversammlungen

Die Ausnahmeregelung, welche in „Corona-Zeiten“ eingeführt wurde und noch bis Ende August 2022 gilt, soll dann zu einem Dauerzustand werden.

Die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung per Videokonferenz soll durch eine Änderung im Bürgerlichen Gesetzbuch grundsätzlich möglich und nicht von einer Regelung durch die Satzung abhängig sein.

„Da sich digitale Besprechungen und Sitzungen während der Corona-Pandemie bewährt haben, soll die Abhaltung einer Versammlung, an der Vereinsmitglieder im Wege der Videokonferenztechnik teilnehmen können, künftig im pflichtgemäßen Ermessen des Vorstands liegen. Einer Satzungsregelung oder einer Zustimmung der Mitglieder bedarf es hierfür nicht mehr“, führt der Bundesrat aus. In seiner Stellungnahme begrüßt die Bundesregierung den Vorschlag grundsätzlich. Sie schlägt aber eine alternative Formulierung des Paragraphen vor, um auch andere Formen der elektronischen Kommunikation, wie Livestreams, zuzulassen.

Das Thema klingt trivial, kann aber in der Praxis durchaus etliche Fallstricke mit sich bringen. Was passiert, wenn bei einer wichtigen Abstimmung die Internet-Verbindung abbricht und die Vereinsmitglieder deshalb nicht mehr an der virtuellen Mitgliederversammlung teilnehmen können? Oder wer überwacht, ob ein Mitglied die Versammlung auf eigenen Wunsch oder aufgrund technischer Störungen verlassen hat? Wichtig hierbei ist, die richtigen technischen Partner ins Boot zu holen, die eine technisch stabile und für den Anwender intuitive Lösung bereitstellen und zudem während einer Versammlung einen Online Support und technischen Service bereitstellen.

Die Vorteile einer virtuellen Mitgliederversammlung liegen auf der Hand:

Allgemeiner Use Case

App für Vereine

Eine App für Vereine sorgt für einen schnellen Austausch mit den Teammitgliedern und vereinfacht die Teamorganisation.

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Aspekte im Vorfeld einer virtuellen Mitgliederversammlung

Im Folgenden haben wir einige wichtige Aspekte aufgeführt, auf die Sie im Zusammenhang mit virtuellen Versammlungen achten sollten.

Einladung-Fristen

Für Versammlungen gibt es verbindliche Einladungsfristen, welche auch von virtuellen Mitgliederversammlungen eingehalten werden müssen.

Zugangsrechte

Der Verein/Organisator muss sicherstellen, dass auch wirklich nur Vereinsmitglieder Zugangsrechte zur virtuellen Mitgliederversammlung haben. Am besten bekommt jedes Vereinsmitglied ein Passwort, womit es sich für die Sitzung einloggt.

Abstimmungen unter Wahlrecht

Auch während virtueller Mitgliederversammlungen muss gewährleistet werden, dass Abstimmungen bzw. Wahlen unter Wahlrecht stattfinden.

Datenschutz

Natürlich muss auch bei Online-Events auf den Datenschutz geachtet werden. Also, dass alles DSGVO-konform abläuft.

Testlauf der virtuellen Mitgliederversammlung

Am besten sollte eine Online-Versammlung vorher getestet werden, damit alles am Stichtag reibungslos abläuft.

Dokumentation

Auch online muss während der gesamten virtuellen Mitgliederversammlung mitgeschrieben und dokumentiert werden, was beschlossen wurde. Der Versammlungsleiter muss auch im Auge behalten, dass alle bzw. Ausreichend Personen während einer Abstimmung mehrheits- und beschlussfähig sind.

Virtuelle Mitgliederversammlungen über Polario

Wir haben bereits langjährige Erfahrung mit dem Abhalten von Konferenzen & Versammlungen über unsere No-Code Event- und Community Lösungen. Gerade im Zusammenhang mit Events sind wir Experten darin diese live, virtuell oder in einem hybriden Konzept umzusetzen.

Wenn Sie also Interesse daran haben, eine virtuelle Mitgliederversammlung zu realisieren oder allgemeine Fragen dazu haben, dann kontaktieren Sie uns!

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