Robert, stellen Sie bitte Ihr Unternehmen IDENTsmart vor.
Sehr gerne. IDENTsmart ist seit 2015 Anbieter von digitalen Arbeitszeiterfassungssystemen und Sicherheitslösungen. Wir sind besonders stolz, als „Made in Germany“-Unternehmen viele internationale und heimische Unternehmen mit Lösungen zur modernen Unternehmensverwaltung zu unterstützen. Das Kern Team stammt aus der Pionierzeit der elektronischen Zeiterfassungssystem und hat erfolgreich das System “CHIPDRIVE Timerecording” entwickelt, von dem über dreißigtausend Systeme in Deutschland verkauft wurden. Ergänzt wurde das Entwicklungsteam mit einer jungen Mannschaft von Full-Stack Webentwicklern, welche modernste Datenbank und online Verwaltungstools einsetzen.
Das Ergebnis ist eines der modernsten webbasierenden Arbeitszeiterfassungssysteme mit Fokus auf einfache, effiziente Bedienung und übersichtliche Auswertungen. Die Daten werden manipulationsgeschützt und DSGVO konform gespeichert.
Damit werden wir die zunehmende Digitalisierungsansprüchen in der HR-Branche gerecht. Unsere Lösung kann dabei sowohl klassische Arbeitszeitmodell mit festem Standort, als auch flexible Arbeitszeitmodelle mit Homeoffice abdecken. Das Besondere daran ist, dass es sich um ein cloudbasiertes SaaS-System handelt, welches sich komplett über jeden Webbrowser bedienen lässt. Wir bieten aber auch Terminals mit Token und Mitarbeiterkarten an, welche entweder exklusiv oder zusätzlich zur Weboberfläche verwendet werden können. Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit über den Browser oder über das Terminal ein- und auszustempeln.
Warum sollten Kunden, die aktuelle noch Excel oder andere nicht cloudbasierte Lösungen verwenden, auf ein modernes Zeiterfassungssystem wie IDENTsmart TimeRecording wechseln?
Durch die neuen gesetzlichen Regelungen hat die minutengenaue Erfassung weiter an Gewicht zugenommen. Viele klassische Systeme und besonders Excel-Tabellen kommen hier an praktische Grenzen. Besonders auch, da den Mitarbeitern ein „zugängliches“ System geboten werden muss. Diese müssen sich also auch selbstständig über ihre Arbeitszeiten informieren können
Gesetzliche Grundlage
Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Mit Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18 – CCOO) hat der EuGH entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung in den Mitgliedsstaaten der EU durch ein objektives, verlässliches und zugängliches System erfolgen muss. Nur so könnten die Rechte aus Art. 3, 5 und 6 der Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) entsprechend umgesetzt werden. Die bloße Dokumentation von Überstunden würde dem nicht gerecht.
Viele Gesetzgebungen, obwohl meist zum Schutz der Arbeitnehmer eingerichtet, führen zu einem immer weiter steigendem Verwaltungs- uns Kommunikationsaufwand. Die Kooperation mit der plazz AG soll Verwaltung- und HR-Managern die Erfüllung der EU-Richtlinien und das Mitarbeitermanagement erleichtern. Die Einführung einer SaaS-Mitarbeiter App und dem optionalen Modul zur Arbeitszeiterfassung von IDENTsmart bündelt die meistgenutzten Verwaltungsfunktionen in ein Ökosystem.
Wie kam es zur Zusammenarbeit mit IDENTsmart?
Nachdem bei der plazz AG selbst im Rahmen der eigenen Mitarbeiter App das IDENTsmart TimeRecording System inkl. ID800 Terminals für die Zeiterfassung im Homeoffice, als auch im Büro eingeführt wurde, kam uns die Idee für die Zusammenarbeit. Die einfache Handhabung beider Lösungen und der cloudbasierte Ansatz ergänzen sich ausgezeichnet. Außerdem müssen passende Hard- und Software aufeinander abgestimmt sein. Eine Expertise die IDENTsmart aus seiner Firmenhistorie mit IDENTOS heraus miteinbringen konnte. Zudem lassen sich sowohl Polario als auch TimeRecording einfach und simpel im Unternehmen installieren und in die bestehende IT integrieren.
Welche Daten werden wie mit IDENTsmart erfasst?
Grundsätzlich werden von IDENTsmart alle notwendigen Daten zur Zeiterfassung gesammelt, also Mitarbeiteridentifikation, Kommen- und Gehen-Zeiten und das entsprechende Arbeitszeitmodell. Zusätzlich können in der Weboberfläche noch weitere Daten wie Telefonnummern und Wohnort hinterlegt werden. Auch können Abwesenheitsgründe und Urlaub in TimeRecording eingetragen werden, welche dann vom System direkt bei der Zeiterfassung berücksichtig werden. Die meisten Arbeitnehmer sind heute im Besitz eines Smartphones, deswegen lässt sich das System vollständig vom Handy aus bedienen. Aber auch der Klassiker, der Check-In via Chip an ID800 Terminals von IDENTsmart ist möglich. Damit geben wir den Nutzer maximale Flexibilität und Komfort bei der Nutzung.
Was passiert mit den Daten, nachdem sie erfasst wurden?
Die Daten werden von unserem Hosting Partner in der Cloud gespeichert und DSGVO konform verwahrt. Das ist besonders hervorzuheben, da einige internationale Mitbewerber teilweise nicht die strengeren deutschen Datenschutzbestimmungen erfüllen können. Bei TimeRecording erhalten unsere Kunden eine Cloudlösung, die lokalen oder On-Premise-Systemen bei der IT-Security in nichts nachsteht. Immerhin war Datensicherheit immer schon ein großes Thema für uns. Nicht zuletzt bei den Passwort-Managementsystemen, die IDENTsmart ebenfalls anbietet.
Über welche Funktionen sollte eine leistungsfähige Zeiterfassungslösung heute standardmäßig verfügen?
Bei unseren Kunden stellen wir fest, dass vor allem die Nutzung im Homeoffice und einfaches Controlling zentrale Punkte sind. Auch Eintragung von Abwesenheiten direkt im Zeiterfassungstool sehe ich als eine absolut notwendige Funktionalität. Viele Mitbewerber sind auch nicht in der Lage verschiedene Feiertagskalender für unterschiedliche Bundesländer zu unterstützen. Ein Ausschlussgrund, falls es mehrere Standorte in verschiedenen Bundesländern gibt.
Was können sich Kunden aus der Zusammenarbeit der IDENTsmart GmbH und der plazz AG versprechen?
Die No-Code Lösung der plazz AG steht in erster Linie für ausgezeichnete Information, Interaktion und Kommunikation. Die IDENTsmart GmbH ist bereits ein langjähriger Player auf dem Markt der Zeiterfassungssysteme. Für uns stellt der Marketplace von Polario eine großartige Gelegenheit dar, zukünftig den Markt für SaaS Zeiterfassungsprodukte zu erweitern. Besonders, da die plazz AG mit Polario eine der innovativsten Plattformen im stark wachsenden EECA (Event & Employee Communications Applikation) Markt betreibt. Kommunikation ist ein entscheidender Punkt für die erfolgreiche Einführung eines Zeiterfassungssystems im Unternehmen. Deswegen gehen wir davon aus, dass sich Zeiterfassung ausgezeichnet in das Portfolio von Polario eingliedern wird.
Was für Vorteile ergeben sich aus der kombinierten Nutzung von TimeRecording und Polario?
Unsere Kunden können von Synergie-Effekten der beiden Produkte profitieren. Mitarbeitern wird eine uniforme Plattform präsentiert, die Kommunikation und Zeiterfassung in einer App oder Weboberfläche ermöglicht. Das spart nicht nur Administrationsaufwand und erhöht der Komfort, sondern erhöht auch die Akzeptanz im Unternehmen und bei den Mitarbeitern. Unternehmensseitig ist dies auch positiv zu sehen, da TimeRecording einfach als Add-On zu Polario gebucht werden kann. Support Anfragen werden durch ein deutschsprachiges Service-Team gemeinsam bearbeitet.
Danke für das Interview, Robert. Wo können Kunden mehr über die Zeiterfassungslösung von IDENTsmart erfahren?
Mehr Informationen zu TimeRecording sind auf unser Webseite zu finden. Dort kann auch ein kostenloser Testaccount für 60 Tage eingerichtet werden. Für eine persönliche Beratung steht das Team von IDENTsmart gerne zur Verfügung. Eine einfache Terminvereinbarung zur individuelle Beratung und Online-Demo ist über unser Webportal möglich. Kunden von Polario können TimeRecording direkt über die plazz AG buchen. Zukünftig wird TimeRecording auch einfach als Add-On zu Polario zubuchbar sein.
Urteil Arbeitszeiterfassung – Pflichten für Arbeitgeber
Arbeitszeiterfassung einfach und schnell implementiert über ihre eigene Mitarbeiter App. Erfahren Sie mehr in unserem Info-Artikel.
