Zu einer zeitgemäßen Veranstaltung gehört längst die Verwendung einer digitalen Eventplattform. Diese finden Einsatz für jegliche Arten von Events. Seien es Kongresse, Fachmessen, Konferenzen oder, wo sie einen großen Stellenwert besitzt, auf sogenannten Green Events. Eine Eventplattform hat nicht nur für Veranstalter:innen, sondern auch für Teilnehmer:innen wesentliche Vorteile. Wir beschreiben Ihnen in diesem Blogbeitrag den Sinn und Zwecke einer digitalen Eventplattform.
Eine Eventplattform unterstützt die nachhaltige Entwicklung
Mit einer digitalen Eventplattform setzen Sie einen Schritt in die richtige Richtung. Sie unterstützt die Eventplanung beim Übergang vom Papier zum Digitalen. Denn die Zeit von gedruckten Flyern ist vorbei. Alle relevanten Informationen können in der Eventplattform abgebildet werden. Das bedeutet, dass das Drucken von Sachen entfällt und somit die Senkung von monetären Ausgaben als Folge hat. Ein beachtlicher Vorteil auf der Kostenseite! Neben den monetären Aspekt ist die Nachhaltigkeit an erster Stelle zu setzen. Denn immerhin spart man durch weniger Drucken Energie und vor allem Papier, weshalb ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet wird.
State of the Art durch Agilität und Flexibilität
Die meisten Eventplattformen und Event Apps haben Standardfunktionen, die auch im gedruckten Programmheft und Flyern abgebildet wurden. Sie besitzen sozusagen grundlegende Eventinformationen, wie das Programm in einer Timetable, eine Liste der Speaker:innen und Referent:innen, einen Lageplan oder auch eine Liste aller Sponsoren und Aussteller:innen.
Zeitgemäße Eventplattformen und Event Apps können aber mehr. Durch Interaktion füllen Sie die App mit Leben und sorgen dafür, dass sie auch genutzt wird! Beispielsweise durch eine Live-Abstimmung und durch Quizzes. Folglich ist es auch nicht mehr nötig weitere externe Geräte zu mieten. Aber auch die Kommunikation wird durch eine Eventplattform gefördert. Sei es durch (Gruppen-)Chats oder auch durch Push-Benachrichtigungen. Durch die Agilität und Flexibilität können alle Teilnehmer:innen erreicht und mit ihnen direkt kommuniziert werden. Auf Events können immer unvorhersehbare Sachen passieren. Während das früher bedeutete, dass man Programmänderungen drucken und tausendfach in die Programmhefte einlegen musste, kann man heute ganz locker damit umgehen. Denn gerade Apps lassen spontane Veränderungen jederzeit und unkompliziert zu. Weiterhin können sie direkt Feedback zur Veranstaltung oder Agendapunkte einfordern.
Zielgruppe einfach ansprechen
Mit einer Eventplattform oder einer Event App werden die Endgeräte der Gäst:innen genutzt. Diese können über die Eventplattform auch separiert werden, damit einzelne Personengruppen angesprochen werden können. Es können Zielgruppen auf dem Gerät abgeholt werden, mit dem sie sich sowieso im Internet bewegen. Smartphones führen alle Menschen ohnehin dauerhaft mit sich, weshalb die Nutzungsbarriere gering ausfällt. Weiterhin kann über die Eventplattform eine Networking-Funktion hinzugefügt werden. Damit kann der erste wichtige Schritt zu einem neuen Lead vollzogen und die Befürchtung Menschen anzusprechen gesunken werden.
Digitale Registrierung, Akkreditierung & Check-in
Um die digitale Transformation für Events vollständig abzuschließen, sollten Registrierung, Akkreditierung und der Check-in ebenfalls digital abgebildet werden. Durch E-Mail-Kommunikation und der weiterführenden Kommunikation zur Eventplattform hin und die Umsetzung des Check-ins über einen in der Eventplattform integrierten QR-Code, ist die digitale Transformation umsetzbar. Auch hierfür ist kein Druck von Badges oder ähnliches nötig. Somit wird durch das ökobewusste Handeln die Nachhaltigkeit weiterhin gefördert und beschafft Ihnen immense Kostenvorteile.
Erfahren Sie mehr zu klimaneutralen Events und Communities in unserem Blogbeitrag:
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Wie Sie Ihr Event mit einer Eventplattform oder Event App optimieren, beschrieben wir in unserem Blogbeitrag dazu:
