Learnings zur Optimierung von Events mit einer Event App

Unsere Learnings aus jahrelanger Event-Erfahrung mit Event Apps und welche Aspekte zu beachten sind, um ein Event optimal zu veranstalten.

Nach dem diesjährigen OMR Festival, wo wir durch unser Marketing-Team Grit und Linh vertreten waren, steht nun endgültig fest: Wir kehren zur Normalität zurück. Denn mehr als 70.000 Teilnehmer:innen besuchten die Hamburger Messe, um das Comeback des Marketing Events zu feiern. Spannende Talks von prominenten Gästen auf mehreren Stages, Vor-Ort-Akkreditierungen, über 500 Austeller:innen, Zahlungssysteme über RFID-Chips, Masterclasses, Face-to-Face-Networking und Konzerte. Und wie es sich für eine Online Marketing Messe gehört: Eine Event App mit Timetable, Lageplan und Networking-Feature.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Learnings aus unserer jahrelangen Erfahrung mit Eventplattformen und natürlich aus dem Besuch des OMR Festivals teilen, damit Sie Veranstaltungen optimal umsetzen.

Learning 1: Relevante Informationen auf einen Blick

Eine Person entscheidet sich meistens bereits bei der Aufmachung des Online-Auftritts, ob sie am Event teilnimmt oder nicht. Daher sollten alle wichtigen Event-Informationen, wie Speaker:innen, Timetable, Location, Event App Downloadmöglichkeiten, Aussteller:innen und Partner:innen auf der Homepage mit einem Blick zu sehen sein. Dazu spielt die visuelle Darstellung ebenfalls eine bedeutende Rolle.

Learning 2: Alle wichtigen Details bereits zur Registrierung

Aus Sicht des/der Organisator:in ist ein Registrierungstool praktisch. Damit behalten Veranstalter:innen den Überblick über Teilnehmer:innen und erhalten weiterhin wichtige Infos über die Person ohne dabei jede E-Mail separat schreiben und versenden zu müssen.

Aus Sicht der Teilnehmer:innen können zur Registrierung alle personenspezifischen Infos hinterlegt werden, um für spätere Networkingmöglichkeiten über eine Event App diese beschleunigt und gebündelt auszutauschen.

Learning 3: E-Mail-Kommunikation muss strukturiert sein

Eine professionelle Mailing-Struktur ist für jede Größe eines Events grundlegend. Somit stellen Sie die Anspreche rund um das Event sicher, denn es kommt einiges an Mail-Kommunikation zusammen: Einladungs-Mail, Bestätigungs-Mail, Link zum Download, Erinnerungsmail, Nachfassmail. Daher ist es wichtig, dass bereits gute Mail-Möglichkeiten in der Event Plattform eingebaut sind. 

Learning 4: Das Onboarding bereits zum Check-In

Der erste Eindruck eines Events entsteht bereits beim Check-In. Lange Wartezeiten durch ausgedruckte Teilnehmerlisten gehören der Vergangenheit an. Denn durch eine digitale Lösung fällt auch das komplizierte Prozedere am Einlass weg. Was auf dem OMR Festival gut funktionierte (stimmige Key Visuals auf den Badges, QR Code Drucker für die Individualisierung der Badges, schnelle Akkreditierung durch digitalisierten Prozess), kann aber auch nachhaltiger und flexibler gestaltet werden, indem eine komplett digitale Lösung verwendet wird.

Learning 5: State of Events mit einer Event App

Hey OMR und Philipp Westermeyer, war ganz nett eure Event App, aber das geht auch besser 😉. Beginnen wir aber von vorne. Wieso sollte jedes Event mit einer Event App begleitet werden? Zum einen hat jeder sein Smartphone zu jeder Zeit einstecken. Man kann also alle Menschen erreichen. Zum anderen sind Events hektisch und unübersichtlich. Das eine mehr, das andere weniger. Durch eine Event App bekommen Veranstalter:innen und Teilnehmer:innen eine digitale Vogelperspektive über das Event.

Dadurch, dass sowieso jeder sein Smartphone zur Hand hat, können Veranstalter:innen jede Person über eine Push-Nachricht erreichen. Fällt ein Speaker aus? Wird ein Eingang zu einer Bühne vorübergehend gesperrt? Gibt es einen Überraschungs-Act, der angeteasert werden soll? Hat sich etwas in der Timetable geändert? Kurzfristige Änderungen können so spielend leicht kommuniziert werden.

Apropos Timetable: Bei einem vollgepackten Programm, wie es auf dem OMR Festival war, verliert man schnell den Überblick. Daher ist es wichtig sich alle relevanten Programmpunkte herauszufiltern, um sich selbst einen Terminkalender zu erstellen. Damit die Erstellung reibungslos funktioniert, sind Such-, Sortier- und Filterfunktion unabdingbar.

Neben dem Nachhaltigkeitsaspekt durch den Digitalisierungsprozess wird auch die soziale Komponente gefördert. Heben Sie mit einer Event App die Kommunikation auf die nächste Stufe durch das Chat und Networking Feature. Gerade auf größeren Events ist es für Besucher:innen schwer sich untereinander zu vernetzen. In einer Event App können alle personen- und unternehmensspezifischen Infos hinterlegt werden. So können Eventteilnehmer:innen sich Personen gezielt herausfiltern und diese auf dem Event ansprechen. Und über das Chat-Feature ist es möglich sich direkt auszutauschen und einen Termin ausmachen, damit man sich auf dem Event auch nicht verliert.

Und um die digitale Vogelperspektive zu transferieren, ist ein Lageplan über das Messegelände ein Must Have. Bei all dem Trubel und der Hektik, was auch mal auf Events entstehen kann, verliert man schnell den Überblick und weiß nicht auf Anhieb, wie man von A nach B kommt. Außerdem ist es über einen Lageplan gleichzeitig möglich Partner:innen und Aussteller:innen abzubilden.

Learning 6: Teilnehmer:innen zu Hause abholen durch Live Streaming

Vertrösten Sie die Teilnehmer:innen, die leider physisch nicht am Event teilnehmen können, mit einem Live Stream. Mit Hilfe von Live Streaming können Events jeglicher Art einer großen Anzahl an Zuschauer:innen weltweit bereit gestellt werden.

Learning 7: Mit Teilnehmer:innen interagieren

Egal, ob Teilnehmer:innen vor Ort oder daheim geblieben sind, mit Interaktionen wird die Event App erst richtig zum Leben erweckt. Neben Chat- und Networking-Features sollten daher auch digitale Umfragen und Votings eingebunden werden.

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