Anforderungen an eine Mitarbeiter App

Erfahren Sie welche Anforderungen eine Mitarbeiter App benötigt und was dabei zu beachten ist, um diese bestmöglich zu realisieren.

Das Vorhaben eine Mitarbeiter App einzuführen, stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. In unserem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Anforderungen einer Mitarbeiter App zusammentragen und worauf dabei zu achten ist. Wenn Sie sich schrittweise an jedes Themengebiet heranarbeiten und unsere Empfehlungen berücksichtigen, bilden Sie die ideale Grundlage für ihre eigene Mitarbeiter App.

Themenbereiche für Anforderungen der Mitarbeiter App

Gliedern Sie die verschiedenen Anforderungen Ihrer Mitarbeiter App in Themenbereiche ein. Das verschafft Ihnen eine strukturierte Übersicht und befähigt Sie anfallende Aufgaben leichter einteilen zu können.

Features & Funktionen

Der Entschluss eine Mitarbeiter App einzuführen, liegt meistens einem bestimmten Kernproblem zu Grunde. Diese Probleme lassen sich über bestimmte Features & Funktionen lösen. Fangen Sie also damit an diese herauszufinden und auszuformulieren. Wie möchten Sie dieses Problem lösen? Definitive Antworten benötigen Sie dafür nicht zwingend, da Ihnen der Anbieter, aufgrund seiner Expertise und Erfahrung, bei der Findung behilflich sein kann.

Möchten Sie zum Beispiel die interne Kommunikation steigern, stehen Ihnen bei verschiedenen Anbietern eine Fülle an Features zur Auswahl. Sei es der klassische Chat, das Teilen von Neuigkeiten und Benachrichtigungen oder wie bei Polario der Social Feed. Hier gibt es zahlreiche Lösungsansätze, die Sie von vorneherein vielleicht noch gar nicht kennen. Solange Sie aber das Kernproblem gründlich ausformulieren, fällt es Ihnen deutlich leichter die passenden Anforderungen für Ihre Mitarbeiter App festzulegen.

Compliance

Besonders Themen wie Datenschutz & Datensicherheit sind nicht nur rechtlich, aber auch gesellschaftlich von hoher Bedeutung. Demnach sollte die Erfüllung dieser Anforderungen einer Mitarbeiter App ein elementarer Bestandteil sein. Achten Sie hier auf Sicherheitsrichtlinien für Passwörter, durchgeführte Audits und Zertifizierungen. Ein Beispiel wären Zertifikate für ISO Richtlinien oder auch zur Klimaneutralität, die wir als plazz AG besitzen.

Gerade im Zusammenhang mit der DSGVO sind rechtliche Anforderungen an eine Mitarbeiter App deren Erfüllung unablässig sind. Hierzu gehören unter anderem der Serverstandort und welche Systeme die verarbeiteten Daten durchlaufen. Ein häufig unterschätzter Bereich ist die Barrierefreiheit. Es gibt eine Fülle an Gründen, welche die Handhabung einer App erschweren. Werfen Sie also auch einen Blick darauf inwiefern Sie Ihre Mitarbeiter App für jede Person zugänglicher machen.

Handhabung

Für die Anforderungen einer Mitarbeiter App gilt auch die Handhabung als essenzieller Bestandteil. Haben Sie zum Beispiel ältere oder weniger technikaffine Personen in Ihrem Unternehmen? Dann sollten sie sicherstellen Texte und Begriffe möglichst einfach zu formulieren oder darauf achten, dass eine Art Tutorial Teil der Mitarbeiter App Anforderungen werden.

In Verbindung damit ist es auch wichtig, dass Ihr Anbieter über einen umfangreichen Support & Service verfügt. Denn darüber können individuelle Probleme der Handhabung schnell erfasst und behoben werden. Stellen Sie auch sicher, dass die Mitarbeiter App über verschiedene Plattformen (iOS, Android & Web) verfügbar ist.

Doch nicht nur das Frontend (Die App selbst) sollte sich gut handhaben lassen. Es ist ebenso wichtig eine optimale Handhabung des Backend, also des Content Management Systems hinter der App, sicherzustellen. Ein weiterer Teil der Anforderungen einer Mitarbeiter App sollte deswegen sein, wie sich das CMS verwalten und mit Inhalten befüllen lässt. Von hoher Bedeutung ist hier auch, ob dies eigenständig möglich ist und in welchem Maße.

Flexibilität

Die Flexibilität als Anforderung einer Mitarbeiter App lässt sich in verschiedene Bereiche unterteilen. Einer davon wäre die Form der grafischen Anpassung der App Plattform selbst. Wie lassen sich Farben ändern, wie stark können Sie das Layout anpassen. Denn es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter App das Corporate Design Ihres Unternehmens übernimmt und gegenüber der Belegschaft widerspiegelt.

Ein weiterer Punkt ist die Umsetzung & Kommunikation von Inhalten. Stellen Sie fest, wie schnell Sie bestimmte Inhalte oder Funktionen erhalten müssen. Dazu kommt, wie Sie diese mit Ihrer Belegschaft teilen.  Am besten vergeben Sie Prioritäten für verschiedene Features.

Als Drittes wäre die laufende Weiterentwicklung zu erwähnen. Ein wichtiger Bestandteil der Anforderungen einer Mitarbeiter App kann sein, wie flexibel Ihr Anbieter für Änderungen und Eigenentwicklungen ist. Falls Sie interne Datenbanken haben, sollte auch geklärt werden, ob eine API dafür bereitsteht. Das ist selbstverständlich davon abhängig, inwiefern Sie eventuelle Anpassungen benötigen. Dennoch sollten Sie sich im Vorfeld bereits Gedanken dazu machen.

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Lastenheft für die Anforderungen einer Mitarbeiter App

Um die zusammengetragenen Anforderungen an eine Mitarbeiter App strukturiert und übersichtlich darzustellen, empfiehlt sich ein Lastenheft. Die grobe Struktur eines Lastenhefts besteht aus der Ausgangssituation, den Projektzielen und den verschiedenen Anforderungen, um diese zu erreichen.

Um die Ausgangssituation bestmöglich zu erfassen, müssen Sie eine ausführliche Ist-Analyse vornehmen. Dies gilt auch für die Projektziele. Hierfür sollten Sie unbedingt nicht nur Vorgaben vom Management übernehmen, sondern auch Feedback von der Belegschaft, also den tatsächlichen Personen, die Ihre Mitarbeiter App später verwenden, mit einbeziehen. So finden Sie heraus, ob Sie Funktionen als Anforderung der Mitarbeiter App definieren, die überhaupt genutzt oder gebraucht werden. Bleiben Sie beim Kernproblem und weiten von dort den Umfang mit verschiedenen weiteren Features stückweise aus.

Das traditionelle Lastenheft

Ein Lastenheft zu erstellen ist keine leichte Aufgabe, die zudem einiges an Zeit benötigt. Normalerweise werden hier detailliert die einzelnen Anforderungen einer Mitarbeiter App aufgeführt. Gerade in der Phase der Angebotsbeschaffung kann dieser Detailgrad jedoch hinderlich sein. Deshalb empfehlen wir eine Erstellung des Lastenheftes in zwei Stufen.

In der Regel schreiben Sie in Ihrem Lastenheft konkrete Vorstellungen nieder. Welche Funktion muss gegeben sein und wie soll diese aussehen und sich verhalten. Ein Vorteil an dieser Methode ist, dass der Anbieter Ihre Anforderungen genau kennt. Wenn er diese auch noch erfüllen kann, ist dies das Idealszenario. Gerade in der Softwareentwicklung sind solche Szenarien aber selten der Fall. Die Nachteile daran sind ein langer Erstellprozess, da Ihre speziellen Anforderungen erst individuell umgesetzt werden müssen. Diese genaue Umsetzung ist wiederum mit einem hohen Kostenaufwand verbunden. Darüber hinaus müssen Sie sich vor Anbietern in Acht nehmen, die Ihnen Zusagen über Funktionalitäten geben, die so nur schwer oder gar nicht umsetzbar sind.

Die light Version des Lastenheftes

Wir raten Ihnen dazu eine Art „light“ Version Ihres Lastenhefts zu erstellen. Oder eher dieses als Grundlage für das eigentliche Lastenheft zu verwenden. Sie müssen die Anforderungen einer Mitarbeiter App in diesem Fall nicht herabsetzen, sondern teilweise nur weniger schärfen.

Nehmen wir als Beispiel das Chat Feature. Sie müssen nicht bis ins kleinste Detail gehen und beschreiben, wie der Chat aussieht, was man genau machen kann oder wie jeder Punkt heißt. Beschreiben Sie grob was damit erreicht werden soll. In diesem Fall die direkte Kommunikation per Chat. Sollten Sie gewisse Anforderungen haben die unabdingbar sind, sollten diese natürlich enthalten sein. Wenn die Übertragung von Dateien per Chat absolut essenziell für Sie ist, muss diese als Priorität mit enthalten sein. Weitere Anforderungen können Sie jedoch in einer niedrigeren Prioritätsstufe einordnen oder auch weglassen. Denn manche Features, die ein Anbieter entwickelt hat und die für Sie interessant sein könnten, kennen Sie vielleicht noch gar nicht. Sollten Sie Ihre Vorhaben aber relativ grob beschreiben, kann ein Anbieter deutlich besser seine Entwicklungen auf Ihren Use Case projizieren.

Weitere Vorteile sind, dass Sie so nicht nur mehr Anbieter zur Auswahl haben, sondern das eigentliche Projekt schneller umsetzen können. Sie arbeiten sich so gemeinsam stückweise durch die Anforderungen der Mitarbeiter App. Durch die geringere Schärfe Ihres Detailgrads kommen auch mehr bereits entwickelte Features für Sie in Frage, was eine geringe bis gar keiner Eigenentwicklung mit sich bringt. Dementsprechend geht eine Einsparung von potenziellen Kosten einher.

Selbstverständlich bringt eine light Version des Lastenheftes nicht nur Vorteile mit sich. Eine 1 zu 1 Umsetzung, wie in der traditionellen Version ist so nicht möglich. Zumal es vorkommen kann, dass bestimmte Funktionen nicht umsetzbar sind oder Kompromisse gemacht werden müssen. Daher ist eine Priorisierung der verschiedenen Anforderungen einer Mitarbeiter App besonders wichtig.

Sollten Sie noch Fragen zu den Anforderungen einer Mitarbeiter App und dem Lastenheft oder konkrete Vorstellungen für die Umsetzung eines Projekts haben, treten Sie mit uns in Kontakt! Unser erfahrenes Team im Sales, Customer Support und der Entwicklung hat bereits hunderte Projekte, von groß bis klein, erfolgreich realisiert und begleitet.

Allgemeiner Use Case

Mitarbeiter App

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