Anforderungen an eine Eventplattform

Erfahren Sie welche Anforderungen eine Eventplattform benötigt, damit Ihr Event auch in Zukunft zu einem vollen Erfolg wird.

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass man auf alles vorbereitet sein und in zukunftssichere Technologien investieren sollte. Mit einer Eventplattform, welche Veranstaltungsarten wie live, hybrid oder virtuell unterstützt, werden Sie am besten Ihre langfristigen Ziele erreichen. Somit sind Sie sicher, dass Sie die ausgewählte Eventplattform jetzt und in Zukunft unterstützen wird, egal wie sich die Eventbranche entwickelt.

Aber welche Anforderungen sollte eine solche Eventplattform erfüllen? Im Folgenden Artikel haben wir einige Fakten, welche Ihnen bei der Auswahl der richtigen Plattform helfen.

Spezielles Streaming CDN der Plattform

Für was steht CDN überhaupt? CDN steht für Content Delivery Network und meint nichts anderes als eine Vernetzung von mehreren Servern in verschiedenen Rechenzentren. Dies ermöglicht die Sicherstellung eines optimalen Datendurchsatzes beim Empfänger und ermöglicht gleichzeitig eine weltweite Verbreitung. Damit ein Videostream auch in China empfangen werden kann, ist es von Vorteil, wenn der Anbieter der Eventplattform optional einen China Cache anbietet. Da ein CDN ein redundantes Backupsystem anbietet, fallen etwaige Serverausfälle erst gar nicht auf.

Verlässlichkeit und Flexibilität einer Eventplattform

Damit Veranstalter:innen auch im Live-Betrieb über ein Content-Management-System (CMS) Einstellungen anpassen und konfigurieren können, sollte die Eventplattform ein möglichst flexibles System vorweisen. Ebenso sollte die Möglichkeit bestehen korrespondierende Tools, wie beispielsweise Registrierungssysteme oder Videoconferencing Anbieter für Breakouts oder kleinere Side-Events, einbinden zu können. Bei hybriden Events wird sich auch oft gefragt: Wo und wie wird die Eventplattform aufgerufen? Am besten ist es, wenn die Eventplattform Multi-Device fähig ist. Sprich Ihre Teilnehmer:innen können die Plattform genau so einfach über einen Webbrowser nutzen als auch über native Apps für Apple und Android. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Teilnehmer:innen beispielsweise den Livestream für die Web-App verfolgen und über eine native App mit anderen interagieren können.

Angebot von zusätzlichen Funktionen einer Eventplattform

Ein großes virtuelles Event, welches sich an Teilnehmer:innen aus der ganzen Welt richtet, hat andere Anforderungen an eine Eventplattform als ein kleines Live Event, welches sich nur an ein regionales Fachpublikum richtet. Somit entstehen an die Eventplattform eine Reihe von individuellen Anforderungen, wie beispielsweise:

    • Mehrsprachigkeit der Agenda und der Livestreams
    • Buchungsmöglichkeiten für Teilnehmer:innen bei parallelen Streams und Breakout-Sessions
    • Koordination unterschiedlicher Personengruppen mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten
    • Einbinden von Dokumenten
    • Realisierung von Umfragen und Q&A Sessions
    • Interaktionsmöglichkeiten wie Matchmaking und Quiz

Polario bietet eine Vielzahl an Features, welche einfach per Knopfdruck im CMS durch den Veranstalter:innen oder durch unser Support Team aktiviert werden können.

Brandingmöglichkeiten einer Eventplattform

Jedes Unternehmen oder jede Marke ist auf seine Weise einzigartig. Damit bei den Nutzern gleich beim Öffnen der Eventplattform ein Wiedererkennungsgefühl aufkommt, sollte eine Eventplattform an das jeweilige Corporate Design eines Unternehmens oder einer Marke anpassbar sein – von der klassischen Einbringung sämtlicher Branding-Elemente bis hin zur Adaption der Architektur sowie deren Farbgebung. Ebenso sollte das Design der Eventplattform eine Styleguide-konforme Gestaltung ermöglichen.

Analysemöglichkeiten und Datensicherheit der Plattform

Um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen, nutzen mittlerweile viele Eventmanager:innen Echtzeit- und Post-Event-Analysen. Somit können für die nächste Veranstaltung entsprechende Verbesserungen vorgenommen werden. Deshalb ist es wichtig, dass über eine Eventplattform die Erhebung von Nutzerdaten ermöglicht wird. Da der Datenschutz und die Datensicherheit auch immer mehr eine wichtige Rolle bei den Nutzern spielen, ist es wichtig, dass solche Daten DSGVO konform erhoben werden. Dabei ist egal, ob es sich um ein live, hybrides oder virtuelles Event handelt. Hinzu kommen oft noch die branchenspezifische Compliance, bereichspezifische Konzepte sowie Verordnungen. Beispielsweise benötigen Pharma Unternehmen oft eine detaillierte Auswertung, wer wie lange den Stream verfolgt hat, um die entsprechenden Zertifizierungspunkte der Ärztekammer bereitzustellen. Denn Pharma Unternehmen bedienen mit Ihren Events die Ärzte.

Preismodelle und Kundenservice

Bei der Nutzung einer solchen Plattform sollte das Preismodell so flexible wie möglich sein, da es zum einen mit den Anforderungen wächst und zum anderen einem ermöglicht budgetfreundlich zu agieren. Bei unserer Lösung bieten wir Ihnen die reine Nutzung der Eventplattform an sowie on top einen individuellen Service. Dieser reicht vom Projektmanagement über die Content-Integration bis hin zum Event Support. Weiterhin variieren bei uns die Kosten je nach Teilnehmeranzahl und je Funktionsumfang.

Nachhaltigkeitsaspekt

Das Thema Nachhaltigkeit wird in der Gesellschaft immer wichtig, weshalb auch Event-Teilnehmer:innen immer mehr darauf schauen, welchen Beitrag Eventveranstalter:innen zur Nachhaltigkeit beitragen. Ein erster Schritt Richtung Nachhaltigkeit wäre der Einsatz einer Eventplattform. Beispielsweise entfällt somit das Drucken von Flyern, was wiederum Energie und Papier einspart. Am besten schauen Sie auch gleich nach Anbietern welche nachhaltige Eventplattformen anbieten.

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Events nachhaltig gestalten können? Dann lesen Sie unseren Artikel „Tipps für nachhaltige Events“.

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