Sie haben einen neuen Mitarbeitenden gefunden. Der Vertrag ist auch schon unterschrieben. Und jetzt?
Um zu vermeiden, dass sich Ihre neuen Mitarbeitende nicht allein gelassen oder nicht willkommen fühlen und noch vor dem ersten Arbeitstag abspringen, sollten Sie ein durchdachtes Onboarding-Konzept erarbeiten. Somit fühlen sich Ihre neuen Mitarbeitenden sofort wohl und werden schnell zu einem vollwertigen Teammitglied. In diesem Artikel geben wir Ihnen 7 Onboarding Tipps für einen erfolgreichen Start Ihrer neuen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen mit an die Hand.
Tipp 1: Stetiger Kommunikationsfluss
Nach einer erfolgreichen Vertragsunterzeichnung sollten Sie nicht die Kommunikation mit Ihrem neuen Mitarbeitenden enden lassen. Ebenso sollten Sie diese nicht erst wieder mit dem ersten Arbeitstag aufnehmen. Bereits in der Peboarding-Phase zwischen diesen beiden Schritten ist es sinnvoll einen strukturierten, bilateralen Kommunikationsfluss mit dem neuen Mitarbeitenden aufzubauen. Dadurch entsteht die Möglichkeit über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen zu informieren, den neuen Mitarbeitenden an die zukünftige Tätigkeit heranzuführen und Unsicherheiten zu reduzieren. Am besten verwendet man hierzu Tools, wie Apps, welche dem Mitarbeitenden Kanäle in das Unternehmen öffnen.
Tipp 2: Onboarding Plan & Struktur
In vielen Unternehmen gibt es fachliche Einarbeitungspläne für das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Wichtig hierbei ist die Verschriftlichung und Darstellung für den neuen Mitarbeitenden. Hierdurch erhält dieser von Anfang an eine Übersicht, welche Schulungen, Aufgaben und Lernaktivitäten in den ersten Wochen anstehen. Die Darstellung kann dabei in Form von Kalendereinträgen erfolgen, so erhält der Mitarbeitende einen schnellen Überblick, wann welche Schulungen und Termine sind.
Tipp 3: Erwartungshaltung
Sowohl auf Unternehmensseite als auch bei den neuen Mitarbeitenden besteht zu Beginn des Stellenantritts eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der neuen Aufgaben. Damit diese reduziert wird ist es notwendig, dass der Arbeitgeber eine klare Erwartungshaltung mit definierten Terminen an den neuen Mitarbeitenden kommuniziert. In welchem Zeitraum sind welche Ziele zu erreichen, mit welchen Mitteln und mit welcher Unterstützung. Dadurch hat der Mitarbeitende eine klare Vorstellung, woran er gemessen wird, und kann sich in seiner Tätigkeit auf die Zielsetzung fokussieren.
Tipp 4: Buddy
Eine Organisation besteht nicht nur aus formalen, sondern auch aus informalen Regeln, welche durch die Mitarbeitenden selbst erstellt werden. Oft erfolgen solche informalen Regeln innerhalb von Abteilungen durch die Mitarbeitenden selbst, um Aufgaben und Arbeitsteilung in Teams zu optimieren und zu strukturieren. Dieses Wissen ist für neue Mitarbeitende essenziell um sich im Unternehmen und im neuen Team zurechtzufinden.
Damit diese Integration schnell und reibungslos funktioniert ist es hilfreich dem neuen Mitarbeitenden einen Buddy, also einen Kollegen an die Seite zu stellen, der ihm Einblicke in das Unternehmen und in die informalen Regeln gibt. Der Buddy dient als Sparringspartner, erster Ansprechpartner und als Vertrauensperson für die Anfangszeit im Unternehmen. Bereits vor dem Start können die beiden zusammengeführt werden und über eine Mitarbeiter App miteinander chatten oder einen Austausch via Videokonferenz realisieren.
Tipp 5: Einsatz digitale Hilfsmittel im Onboarding
Das Nutzen von digitalen Tools wie Mitarbeiter Apps für das Onboarding neuer Mitarbeitenden bieten dem Unternehmen aber auch dem Mitarbeitenden eine Menge an Vorteilen. Einer der größten Vorteile für Unternehmen ist die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses. Zum einen ermöglicht es, dass die neuen Mitarbeitenden auch im Mobile bzw. Home-Office zu erreichen sind und macht eine Präsenz am Standort nicht unbedingt notwendig. Ebenso ist die Nutzung digitaler Werkzeuge nachhaltig hinsichtlich der Unternehmensressourcen, da keine Unterlagen, Borschüren oder Anschauungsmaterialen gedruckt oder versandt werden müssen. Der Zugang für den Mitarbeitenden erfolgt einfach über eine Web-App oder eine native App mit einer personalisierten Kennung des neuen Mitarbeitenden.
Für das HR-Team bedeute es, dass sie nur eine Struktur pflegen müssen, um Unterlagen aktuell zu halten. Für den Mitarbeitenden bedeutet es, dass er einen Ort hat, wo er alle Informationen zu seinem neuen Job findet – Die App für das digitale Onboarding. Auch der strukturierte Plan für die Anfangsphase liegt digital für den neuen Mitarbeitenden in seinem Kalender vor. Ein solch digitales Hilfsmittel ermöglicht zudem via Chat bereits in die Kommunikation mit Kollegen einzutreten, diese kennenzulernen und sich in das Team einzufügen.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung digitaler Onboarding-Tools ist die flexible Möglichkeit Schulungen und Workshops zu realisieren. Wenn nicht alle neuen Mitarbeitenden an ihren physischen Arbeitsplatz kommen dürfen, können über Mitarbeiter Apps diese direkt in das Mobile Office transportiert werden. Ermöglicht wird dies über Funktionen wie Videokonferenzen oder Livestreaming, so dass die neuen Mitarbeitenden aktive über interaktive Tools wie Q&A, Chat oder Umfragen teilnehmen können, ohne physisch präsent zu sein.
Tipp 6: Verwendung wechselnder Medien im Onboarding Prozess
Die meisten Inhalten wurden in der Vergangenheit schriftlich über Handbücher, Anleitungen oder Broschüren kommuniziert. Gerade die zunehmende Arbeit im Home-Office hat gezeigt, dass rein schriftliche Kommunikation schnell ermüdend auf Mitarbeitende wirkt und dadurch viele Inhalte nicht dauerhaft gespeichert werden. Es ist von Vorteil, wenn Sie für die Kommunikation auf wechselnde Medienformate, wie Videos, Live-Schulungen via Livestream oder Podcasts setzen, um Wissen zu vermitteln, die neue Arbeitsumgebung und ihre Organisation vorzustellen.
Tipp 7: Wertschätzung
Zunehmendes Mobile Office hat gezeigt, dass es immer schwieriger für Unternehmen wird, zum einen Ihre Werte bei Ihren Mitarbeitenden zu vermitteln und zum anderen aber auch bei den Mitarbeitenden eine Zugehörigkeit zur Organisation zu verankern. Gleichzeitig ist kommenden Generationen von Arbeitnehmern die Wertschätzung im Beruf und ein Sinn hinter der Tätigkeit immer wichtiger. Schon während des Onboardings eines neuen Mitarbeitenden ist es wichtig, diesen zu zeigen wie wichtig die Aufgabe und die Stelle ist. Nutzen Sie zum Beispiel persönliche Grußbotschaften des Vorstandes oder der Geschäftsführung für die Begrüßung neuer Mitarbeitenden. Digitale Medien ermöglichen hier viel kreativen Spielraum, um Mitarbeitenden von Beginn an für Ihr Unternehmen zu begeistern.
