Onboarding Prozess: Sync mit der New Work-Welt

Tauchen Sie ein in den Onboarding-Prozess und erfahren Sie, wie Sie mit modernen Ansätzen der New Work-Welt gerecht werden und Talente erfolgreich integrieren.
Inhaltsverzeichnis

In der digitalen Ära, in welcher der erste Eindruck oft der entscheidende ist, hat der Onboarding Prozess eine völlig neue Bedeutung erlangt. Er ist nicht mehr nur ein „Nice-to-have“ sondern ein entscheidendes Element für den Erfolg eines Unternehmens. Die Onboarding Umfrage von Haufe liefert hierzu aufschlussreiche Daten: 36% der Unternehmen erleben Kündigungen, bevor neue Mitarbeitende überhaupt ihren Schreibtisch erreicht haben. In 56% dieser Fälle sind es nicht erfüllte Erwartungen, die zu diesem schnellen Abschied führen.

Doch es gibt auch positive Trends: Beeindruckende 84% der Unternehmen nehmen das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag in Angriff. Dies unterstreicht die Bedeutung eines frühzeitigen und strukturierten Einstiegs.

Lassen Sie uns tiefer in die Welt des Onboarding Prozesses eintauchen und dabei von den Grundlagen über aktuelle Trends bis hin zu innovativen Strategien und Tools alles beleuchten.

Definition: Was ist der Onboarding Prozess?

Der Onboarding Prozess geht weit über das einfache „Willkommen heißen“ eines neue Mitarbeitenden hinaus. Es handelt sich um einen sorgfältig geplanten Ablauf, der sicherstellt, dass neue Teammitglieder nicht nur effizient in ihre Rolle eingeführt werden, sondern sich auch als integraler Bestandteil des Unternehmens fühlen. Das Ziel? Eine nahtlose Verbindung zwischen dem frischen Talent und der bestehenden Unternehmenskultur zu schaffen, um eine harmonische Teamintegration zu gewährleisten.

Ein erfolgreicher Onboarding Prozess durchläuft verschiedene Phasen: von der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag über die Einarbeitung bis hin zur fortlaufenden Unterstützung und Einbindung in die Unternehmenswelt. Es geht nicht nur darum, den Mitarbeitenden die erforderlichen Ressourcen und Informationen bereitzustellen, sondern auch, ihnen das Gefühl zu geben, ein unverzichtbarer Teil des Gesamtgefüges zu sein.

Die 3 Schlüsselphasen des Onboarding Prozesses

Der Onboarding Prozess neuer Talente gleicht einer spannenden Reisen. Wie bei jeder Reise gibt es Meilensteine, welche den Weg zum Ziel definieren.

Infografik: Die 3 Phasen des Onboarding Prozesses

1. Vorbereitungsphase – Das Preboarding

Schon bevor das neue Teammitglied offiziell startet, beginnt die Reise: mit der Vorbereitungsphase, auch Preboarding genannt. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag setzt das Unternehmen alles daran, den Grundstein für eine vertrauensvolle und produktive Zusammenarbeit zu legen. Es geht nicht nur darum, ein positives Bild vom Unternehmen zu zeichnen, sondern auch, dem Neuzugang alle nötigen Informationen an die Hand zu geben. Ein beeindruckender Wert aus der Haufe Onboarding-Umfrage unterstreicht die Bedeutung dieser Phase: 84% der Unternehmen nehmen bereits in dieser frühen Phase den Kontakt auf und sorgen für einen strukturierten Einstieg.

2. Orientierungsphase – Die ersten Schritte

Die Anfangszeit in einem neuen Unternehmen ist prägend. In den ersten drei Monaten, der sogenannten Orientierungsphase, lernt das neue Teammitglied dass Unternehmen in all seinen Facetten kennen. Der Startschuss fällt mit einem herzlichen Willkommen, dem Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen und einem ersten Austausch mit dem Vorgesetzten. In der darauffolgenden Wochen vertieft sich das Wissen über Produkte und Dienstleistungen. Es werden erste verantwortungsvollere Aufgaben übertragen und in einem Dialog mit dem Vorgesetzten werden die beiderseitigen Erwartungen abgesteckt.

3. Integrationsphase – Vom Neuling zum Insider

Nach den ersten Orientierungswochen beginnt der tiefere Tauchgang: die Integrationsphase. Sie erstreckt sich vom dritten Monat bis zum sechsten Monat und kann in manchen Fällen sogar bis zum zwölften Monat andauern. Hier wird das neue Teammitglied vollends Teil des Unternehmens. Es ist die Zeit, in der aus einem frischen Gesicht ein vertrauter Kollege wird, der nicht nur die Unternehmenswerte lebt, sondern auch aktiv an der Zukunft des Unternehmens mitwirkt.

Aktuelle Trends im Onboarding

Die Zeiten, in denen Onboarding lediglich ein kurzes Einführungsgespräch und eine Büroführung bedeutete, sind vorbei. In einer Arbeitswelt, welche von Digitalisierung und stetigem Wandel geprägt ist, hat sich auch der Onboarding Prozess rasant weiterentwickelt. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die aktuellen Trends im Bereich Onboarding werfen.

Digitalisierung trifft Onboarding: Remote als neuer Standard

Die fortschreitende Digitalisierung hat den Onboarding Prozess neu definiert, wobei die Corona Pandemie den Trend zum Remote-Onboarding beschleunigt hat. Obwohl die Haufe Onboarding-Studie aufzeigt, dass 64% der Unternehmen noch keine speziellen Maßnahmen für das Remote-Onboarding eingeführt haben, setzen bereits 36% verstärkt auf diesen Ansatz. Das unterstreicht die Relevanz digitaler Lösungen, um Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort, einen reibungslosen Einstieg zu gewährleisten. Hier einige Möglichkeiten:

Virtuelle Rundgänge

Geben Sie einen ersten Einblick in die Büroumgebung und Kultur, ganz ohne Reiseaufwand.

Online Schulungen

Ermöglichen ein flexibles Lernen und Einarbeiten in neue Aufgaben und Tools.

Digitale Willkommenspakete

Bereitstellung aller Informationen mit einem Klick, immer und überall verfügbar.

Interaktive Webinare

Gelegenheit zum Netzwerken und Kennenlernen von Kollegen in einem virtuellen Raum.

Digitale Mentoren-Programme

Unterstützung und Anleitung durch erfahrene Kollegen über die digitalen Kanäle.

Mehr als nur ein Job: Kultur und Werte im Fokus

Das Onboarding von heute geht über das bloße Vermitteln von Jobdetails hinaus. Es geht darum, das Herz des Unternehmens zu vermitteln: seine Kultur und Werte. Damit neue Talente nicht nur Wissen, WAS sie tun, sondern auch WARUM, sind folgende Ansätze wirkungsvoll:

Workshops zu Unternehmenswerte

Interaktive Sitzungen, in denen die Kernwerte des Unternehmens diskutiert und in realen Arbeitskontexten veranschaulicht werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Werte in ihrem täglichen Handeln zu verinnerlichen.

Teamevents

Gemeinsame Aktivitäten, die nicht nur den Teamgeist stärken, sondern auch die Unternehmenskultur in einer lockeren Atmosphäre vermitteln. Ob Team-Building-Aktivitäten oder gemeinsame Feiern – solche Events fördern das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen.

Mentoren-Programme

Erfahrene Kollegen begleiten und unterstützen die Neuzugänge in ihrer Einarbeitungsphase. Durch den direkten Austausch können Unternehmenswerte und -kultur aus erster Hand vermittelt werden, wodurch das Verständnis und die Integration in die Unternehmensgemeinschaft beschleunigt wird.

Onboarding à la carte: Individualität zählt

Jeder Mensch tickt anders – und das spiegelt sich auch im Onboarding wider. Unternehmen setzen daher immer mehr auf maßgeschneiderte Onboarding-Pläne. Diese orientieren sich an den individuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten der Neuzugänge. Durch kontinuierliches Feedback und flexiblen Anpassungen wird so sichergestellt, dass jeder neue Mitarbeitende den bestmöglichen Start erhält.

Die unverzichtbare Rolle des Onboardings für die Mitarbeiterbindung

Die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden ist vergleichbar mit einem Pflänzchen: Sie muss von Anfang an gepflegt werden, um zu gedeihen. Der Onboarding Prozess spielt dabei eine zentrale Rolle. Denn dieser legt den Grundstein für eine langanhaltende Bindung. Es geht nicht nur darum, den Neuzugängen das nötige Rüstzeug für ihre Aufgaben zu geben, sondern auch darum, sie emotional ins Unternehmen zu integrieren.

Interessanterweise zeigt die Onboarding-Umfrage von Haufe, dass zwar 78% der Unternehmen die soziale und kulturelle Integration als besonders wichtig erachten, aber nur 61% tatsächlich Mentoren- oder Patenprogramme anbieten. Hier schlummert also noch einiges an Potential, um die Bindung neuer Mitarbeitenden von Beginn an zu stärken

Ein sorgfältig gestalteter Onboarding Prozess ist mehr als nur ein Einführungsprogramm. Er ist der erste Schritt in einer hoffentlich langen und produktiven Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. Durch gezielte Investitionen in diesen Prozess können Unternehmen nicht nur die Einarbeitungszeit verkürzen, sondern auch das Engagement und die Mitarbeiterbindung von Anfang an stärken. In der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt ist dies ein unschätzbarer Vorteil.

Onboarding Apps: Das Must-Have für den zeitgemäßen Onboarding Prozess

Dank der Allgegenwärtigkeit von Smartphones sind Onboarding Apps zum Game-Changer in der Einführung neuer Mitarbeitenden geworden. Diese Apps sind nicht nur praktische Helfer, die alle Onboarding-Aktivitäten zentralisieren, sondern punkten auch durch ihre benutzerfreundliche Handhabung. Doch was macht Onboarding Apps so unverzichtbar im modernen Onboarding Prozess?

Alles an einem Ort

Egal ob Unternehmensrichtlinien, Schulungsmaterialien oder Team-Informationen – in Onboarding Apps haben Mitarbeitende alles Wichtige stets griffbereit.

Förderung der Kommunikation

Ein entscheidender Vorteil von Onboarding Apps ist die nahtlose Kommunikation. Dank integrierten Chats oder Kanälen können sich Neulinge direkt mit ihren Kollegen vernetzen, Fragen klären und wertvolles Feedback einholen.

Lernen durch Interaktion

Viele dieser Apps bieten interaktive Tutorials an. So können sich die Mitarbeitenden spielerisch und effizient mit den Unternehmenssystemen und Abläufen vertraut machen.

Feedback on the go

Mit eingebauten Feedback-Tools können Neuzugänge ihre Eindrücke und Anregungen teilen. Das ermöglicht HR-Teams, den Onboarding Prozess stetig zu verfeinern und anzupassen.

Integration mit anderen Tools

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Onboarding Apps mit anderen HR-Tools zu koppeln. Das erleichtert nicht nur den Datenaustausch, sondern automatisiert auch viele Prozesse, was Zeit und Ressourcen spart.

Moderne Onboarding-Hürden und wie man sie meistert

1. Hürde: Virtuelles Onboarding

Remote-Arbeit und global verteilte Teams sind keine Seltenheit mehr. Das bedeutet auch, dass das klassische „Vor-Ort“ stattfindende Onboarding oft nicht mehr ausreicht. Mit VR-technologien und spezialisierten Onboarding-Plattformen können Unternehmen virtuellen Büroführungen und interaktiven Schulungen anbieten. So bekommen neue Mitarbeitende, auch aus der Ferne, ein authentisches Gefühl für das Unternehmen.

2. Hürde: Vermittlung der Unternehmenswerte

Ein Unternehmen lebt von seiner Kultur und seinen Werten. Diese zu vermitteln, ist essentiell, damit sich Neuzugänge wirklich zugehörig fühlen. Workshops, welche die Unternehmenswerte in den Mittelpunkt stellen, und Buddy-Programme, bei denen Neulinge von erfahrenen Kollegen begleitet werden, sind hier Gold wert.

3. Hürde: Flut an Informationen

Der erste Tag in einem neuen Unternehmen kann überwältigend sein, insbesondere wenn man mit einer Flut von Informationen konfrontiert wird. Um dies zu vermeiden, setzen immer mehr Unternehmen auf E-Learning-Plattformen und gestaffelte Informationsfreigaben. Auf diese Weise können neue Mitarbeitende in ihrem eigenen Tempo lernen und haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Ressourcen.

4. Hürde: Mitarbeiterbindung über das Onboarding hinaus

Ein gelungener Start ist wichtig, aber die Bindung des neuen Talents an das Unternehmen sollte darüber hinaus gefestigt werden. Regelmäßige Feedback-Gespräche und Angebote zur Weiterbildung sind hier der Schlüssel. Wenn Mitarbeitende spüren, dass ihre Entwicklung im Unternehmen gefördert wird, steigt auch ihre Zufriedenheit und Loyalität.

Fazit: Die Zukunft des Onboardings und die Rolle von HR

Die Zukunft des Onboardings ist dynamisch, digital und tief in der Unternehmenskultur verankert. In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass HR-Teams an vorderster Front stehen, um sicherzustellen, dass der Onboarding Prozess sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeitenden gerecht wird. Die Integration von Technologie, die Vermittlung von Unternehmenswerten und die Schaffung einer inklusiven Kultur sind nur einige der vielen Aspekte, welche HR berücksichtigen muss.

Die vorgestellten Herausforderungen und Lösungen zeigen, dass ein zukunftsorientierter Onboarding-Prozess eine Kombination aus technologischer Innovation und menschlichem Touch erfordert. Für HR bedeutet dies, ständig auf dem neusten Stand zu bleiben, Best Practices zu adaptieren und den Onboarding Prozess als kontinuierliche Reise zu betrachten. Ein solcher Ansatz wird nicht nur zu zufriedeneren Mitarbeitenden führen, sondern auch die Grundlage für eine langfristige Bindung schaffen. Es ist klar: HR spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Onboarding-Zukunft.

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