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Automatisch gestartete Journeys, zielgerichtete Informationen und digitale Dokumentenprozesse sollen neuen Mitarbeitenden Orientierung geben und zugleich Führungskräfte sowie Personalabteilungen entlasten.
Die tirol kliniken führen eine digitale Onboarding-App von Polario ein. Kern der Lösung ist ein weitgehend automatisierter Prozess: Sobald im Bewerber:innenmanagementsystem der Status „sagt zu – eingestellt“ gesetzt wird, werden die erforderlichen Informationen über eine Schnittstelle an die App übertragen. Das Onboarding startet damit direkt für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter – unabhängig von Abteilung und Führungskraft.
Mit dem Projekt verfolgen die tirol kliniken ein klares Ziel: Neue Mitarbeitende sollen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten, ohne mit Inhalten überflutet zu werden. Gleichzeitig werden bislang manuell bearbeitete Abläufe schrittweise digitalisiert.
„Der Onboarding-Prozess muss so in unsere bestehenden Systeme integriert sein, dass er direkt bei den neuen Mitarbeitenden ankommt und nicht jedes Mal aktiv durch die Führungskraft gestartet werden muss“, sagt Anna Permann, Specialist Employer Branding und Recruiting bei den tirol kliniken.
Einheitliche Abläufe statt individueller Prozessabweichungen
Ausgangspunkt des Projekts war eine wiederkehrende Herausforderung: Auch gut geschulte Führungskräfte können im Arbeitsalltag mit der Zeit von einem vorgesehenen Onboarding-Prozess abweichen. Eine reine Ablage von Informationen im Intranet kam daher für die tirol kliniken nicht infrage. Dokumente allein gewährleisten weder einen automatischen Prozessstart noch eine zeitgerechte Bereitstellung der jeweils relevanten Inhalte.
Die digitale Onboarding-App bildet stattdessen einen gemeinsamen roten Faden ab. Sie führt neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch ihren Einstieg und unterstützt die beteiligten Bereiche mit einer einheitlichen Grundstruktur. Abteilungs- und zielgruppenspezifische Inhalte lassen sich ergänzen, ohne den übergeordneten Ablauf aufzugeben.
Zeitgesteuerte Journeys bringen Informationen zum passenden Zeitpunkt
Eine zentrale Funktion im Projekt sind die Polario Journeys. Inhalte und Aufgaben können zeitgesteuert sowie zielgruppenspezifisch ausgespielt werden. Neue Mitarbeitende erhalten dadurch nicht alle Informationen auf einmal, sondern entlang ihres jeweiligen Onboarding-Verlaufs.
Die integrierte Upload-Funktion ermöglicht es ihnen außerdem, benötigte Unterlagen innerhalb des Prozesses bereitzustellen. Die Personalabteilungen erhalten die Dokumente gebündelt und können ihre Abläufe klarer strukturieren. Perspektivisch sehen die tirol kliniken weiteres Potenzial in der Systemintegration: Ein direkter Upload in SAP könnte einen heute noch manuell ausgeführten und ressourcenintensiven Arbeitsschritt ersetzen.
„Mit den zeit- und zielgruppengesteuerten Journeys geben wir den Onboardees Orientierung. Gleichzeitig entlasten wir Führungskräfte und schaffen strukturiertere Prozesse in unseren Personalabteilungen“, erklärt Permann.
Schnittstelle startet das Onboarding automatisch
Die Verbindung zum bestehenden Bewerber:innenmanagementsystem ist ein wesentlicher Bestandteil der technischen Umsetzung. Über die API- und Integrationsmöglichkeiten von Polario können Datenflüsse und wiederkehrende Übergaben automatisiert werden. Wird im Bewerber:innenmanagementsystem eine Einstellungszusage erfasst, überträgt die projektspezifische Schnittstelle die notwendigen Informationen an die Onboarding-App. Damit beginnt der vorbereitete Prozess ohne zusätzlichen manuellen Startimpuls.
Dieser Ansatz verbindet Standardisierung und Individualisierung: Der gemeinsame Ablauf bleibt für alle neuen Mitarbeitenden erhalten, während Informationen passend zur jeweiligen Zielgruppe ausgespielt werden können. Redundante Tätigkeiten sollen automatisiert und relevante Daten korrekt an nachgelagerte Systeme übermittelt werden.
Inhalte lassen sich direkt weiterentwickeln
Bereits vor dem Rollout haben die tirol kliniken einen Feedbackplan entwickelt. Führungskräfte und Mitarbeitende wurden eingeladen, Rückmeldungen zu Inhalten und Strukturen zu geben. Da die Verantwortlichen die Inhalte in Polario selbst bearbeiten können, sollen Anpassungen insbesondere zu Beginn in kurzen Abständen vorgenommen werden.
Das Vorgehen schafft die Grundlage für eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Statt einen einmal entworfenen Prozess unverändert fortzuführen, können Rückmeldungen aus der Praxis in Inhalte und Abläufe einfließen. Die App unterstützt damit auch das Ziel der tirol kliniken, die Digitalisierung voranzutreiben und den Einstieg für neue Mitarbeitende möglichst einfach zu gestalten.
Zusammenarbeit mit klarer Orientierung bei Sonderlösungen
Neben der Standardkonfiguration umfasste das Projekt auch spezifische Anforderungen wie die Schnittstelle und die Ausgestaltung der Journeys. Gerade bei diesen Sonderlösungen war eine enge Abstimmung erforderlich.
„Die plazz AG war zu jedem Zeitpunkt äußerst zuverlässig und lösungsorientiert. Bei Fragen zu Sonderlösungen haben wir jederzeit Orientierung erhalten. Die App erleben wir als benutzerfreundlich; zusammen mit der Einschulung war der Einstieg sehr einfach“, sagt Permann.
Empfehlung: Zuerst den gemeinsamen roten Faden definieren
Organisationen, die ihr Onboarding digitalisieren möchten, empfiehlt Permann, nicht mit einzelnen Funktionen zu beginnen. Zunächst sollten bestehende interne Strukturen erhoben und ein gemeinsamer Ablauf definiert werden. Dieser rote Faden lässt sich anschließend in der App abbilden und um spezifische Inhalte für einzelne Zielgruppen ergänzen.
Wichtig ist dabei eine bewusste Entscheidung über die Granularität: Welche Schritte gelten für alle? Welche Informationen unterscheiden sich nach Rolle, Standort oder Bereich? Und welche Aufgaben können automatisiert werden, ohne die persönliche Begleitung im Onboarding zu ersetzen?
Digitales Onboarding als Basis für weitere Automatisierung
Mit der Onboarding-App schaffen die tirol kliniken eine Grundlage für weitere digitale Personalprozesse. Der automatische Start über das Bewerber:innenmanagementsystem, strukturierte Journeys und gebündelte Dokumentenuploads verbinden dabei drei Anforderungen: ein einheitliches Vorgehen, zielgerichtete Kommunikation und weniger manuelle Routinetätigkeiten.
Nach dem Rollout wird die geplante Erfolgsmessung zeigen, wie neue Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilungen den Prozess im Alltag erleben. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen anschließend in die laufende Optimierung der Inhalte, Strukturen und Systemübergaben einfließen.
Ein guter Start für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Mit der digitalen Onboarding-App schaffen die tirol kliniken eine gemeinsame Grundlage für einen strukturierten Einstieg neuer Mitarbeitender. Der automatische Prozessstart, zielgerichtete Journeys und digitale Dokumentenabläufe greifen dabei ineinander. Wie sich die Lösung im Arbeitsalltag bewährt, soll nach dem Rollout systematisch ausgewertet werden. Die Rückmeldungen neuer Mitarbeitender, Führungskräfte und Personalabteilungen bilden anschließend die Grundlage für die weitere Optimierung.
Wir bedanken uns herzlich bei Anna Permann, Specialist Employer Branding und Recruiting bei den tirol kliniken, für das offene Gespräch und die Einblicke in das Projekt. Durch ihre Erfahrungen und Einschätzungen konnten wir nachvollziehen, welche Überlegungen hinter der digitalen Onboarding-Lösung stehen und worauf es bei der Umsetzung in einer komplexen Organisation besonders ankommt.
Wir wünschen Anna Permann und dem gesamten Projektteam der tirol kliniken einen erfolgreichen Rollout und viele wertvolle Erkenntnisse für die weitere Gestaltung des Onboardings.
