Die Optimierung der internen Kommunikation kann für Unternehmen entscheidend sein, um den Informationsfluss zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu fördern. Die Magdeburger Verkehrsbetriebe (MVB) haben mit der Einführung der Polario Mitarbeiter-App genau diese Herausforderungen angegangen. Im Interview berichtet Jonathan Herbing, IT-Projektsteuerung und digitale Transformation MVB, über die Gründe für die Einführung der App, die Ziele, die Herausforderungen und die erzielten Erfolge.
Polario: Vielen Dank, dass du, Jonathan, dir die Zeit nimmst, um über die Einführung der Polario Mitarbeiter-App bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben zu sprechen. Was war der Hauptgrund, warum die MVB eine Mitarbeiter-App eingeführt hat?
Jonathan Herbing: „Unsere internen Kommunikationsprozesse waren ineffektiv. Es kam zu häufigen Informationsverlusten, und wir erreichten die Mitarbeiter nur schwer. Zudem herrschte Silodenken, da es keine bzw. nur wenig abteilungsübergreifende Kommunikation gab. Wir verbrachten viel Zeit damit, Informationen zu streuen, aber Aktualität und Störungen im Liniennetz konnten nicht zeitnah kommuniziert werden. All das führte zu einer gewissen Resignation unter den Mitarbeitenden.“
Polario: Welche spezifischen Ziele verfolgt die MVB mit der Mitarbeiter-App und welche Herausforderungen sollten bewältigt werden?
Jonathan Herbing: „Unser Hauptziel war es, die interne Kommunikation für alle Mitarbeiter zu verbessern. Dies betrifft insbesondere den Fahrdienst, die Verwaltung und die Instandhaltung. Wir wollten die Informationssilos aufbrechen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern und Missverständnisse sowie Zeitverluste minimieren. Ein weiteres wichtiges Ziel war es, den Informationsfluss für den Fahrdienst sicherzustellen, damit die Fahrer stets über aktuelle Entwicklungen informiert sind. Schließlich wollten wir die Kommunikation zwischen Verwaltung und Liniennetz transparenter gestalten, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die betriebliche Effizienz zu steigern.“
Polario: Welche Hauptfunktionen bietet die MVB Mitarbeiter App by Polario und wie unterstützen diese die Mitarbeitenden?
Jonathan Herbing: „Eine der wichtigsten Funktionen ist die Echtzeit-Kommunikation. Alle Mitarbeiter erhalten wichtige Unternehmensnachrichten und Updates direkt auf ihr Smartphone, unabhängig von ihrem Standort. Dies ermöglicht es uns, aktuelle Informationen schnell und zuverlässig zu verbreiten. Die App fördert auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch Gruppenchats und Foren. Hier können die Mitarbeiter Fragen stellen und Probleme direkt klären. Außerdem haben wir dynamische Verzeichnisse, die den Mitarbeitenden erlauben, Kontaktdaten ihrer Kollegen schnell zu finden, und statische Verzeichnisse, die wichtige Dokumente wie Betriebsvereinbarungen oder Schulungsmaterialien bereitstellen.“
Polario: Wie wurde die MVB Mitarbeiter App von den Mitarbeitenden aufgenommen? Gibt es bestimmte Features, die besonders gut ankamen?
Jonathan Herbing: „Die App wurde zu Beginn sehr gut aufgenommen. Innerhalb der ersten sechs Monate haben über 80% der Mitarbeitenden die App heruntergeladen. Besonders gut fanden die Mitarbeiter die Benutzerfreundlichkeit dank des intuitiven Designs und der klaren Menüstruktur. Allerdings haben wir festgestellt, dass die Nutzung im Laufe der Zeit um etwa 20% abnahm, was auf nicht funktionierende Integrationen zurückzuführen war. Insgesamt war das Feedback zur App jedoch sehr positiv.“
Polario: Gab es messbare Erfolge, seit die App eingeführt wurde? Welche positiven Veränderungen haben Sie beobachtet?
Jonathan Herbing: „Ja, es gab mehrere messbare Erfolge. Durch die Einführung der App konnten wir den Papierverbrauch deutlich reduzieren, da interne Mitteilungen und Informationen jetzt digital über die MVB Mitarbeiter App bereitgestellt werden. Darüber hinaus hat sich die Einbindung der Fachbereiche in die Kommunikation verbessert. Wir haben auch beobachtet, dass das digitale Verständnis unserer Mitarbeitenden gestiegen ist und sie bereit sind, digitale Tools stärker zu nutzen. Zudem haben wir konkrete KPIs definiert, um den Erfolg der App zu messen. Diese KPIs umfassen die Anzahl der App-Downloads, die Nutzeraktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.“
Polario: Wie integriert sich die Mitarbeiter-App in die bestehende IT-Infrastruktur und Personalmanagement-Systeme des MVB?
Jonathan Herbing: „Wir haben die App erfolgreich in unsere IT-Infrastruktur integriert. Dazu gehört die Nutzerverwaltung über Microsoft Exchange und Entra ID, wodurch neue Mitarbeiter automatisch in die App synchronisiert werden. Die Einbindung von Webanwendungen wie dem Fahrerportal oder der internen Terminbuchung war ebenfalls problemlos möglich. Die Anbindung unseres bestehenden Self-Service-Portals hat sich jedoch als Herausforderung herausgestellt. Schlussendlich mussten wir uns gegen eine Integration entscheiden, da die Usability sonst zu stark gelitten hätte.
Polario: Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Polario und der plazz AG während der Einführung der App beschreiben?
Jonathan Herbing: „Die Zusammenarbeit war von Anfang an sehr wertschätzend. Besonders positiv war die kontinuierliche Unterstützung durch die plazz AG, die uns bei der Integration in unsere bestehende IT-Infrastruktur unterstützt hat. Auch der eintägige Workshop zur Einführung war sehr hilfreich, um die App an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Einzig im Bereich Change-Management hätten wir uns noch mehr Fachkompetenz gewünscht, da dies für uns Neuland war.“
Polario: Gibt es Ratschläge, die Sie anderen Unternehmen geben würden, die ähnliche digitale Lösungen einführen möchten?
Jonathan Herbing: „Ein wichtiger Ratschlag ist, die Einführung einer Mitarbeiter-App als strategisches Projekt der internen Kommunikation zu betrachten und nicht als reine IT-Angelegenheit. Die Kommunikationsabteilung sollte die Führung übernehmen, damit die App die Unternehmensziele unterstützt und die Kultur widerspiegelt. Zudem ist es entscheidend, ausreichend redaktionelle Ressourcen bereitzustellen, um die App mit relevanten, aktuellen Inhalten zu füllen. Schließlich sollte man sich darauf vorbereiten, dass digitale Projekte kontinuierliche Pflege und Anpassung erfordern.“
Polario: Wie wird die MVB Mitarbeiter App an die sich verändernden Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst? Gibt es Pläne für zukünftige Updates?
Jonathan Herbing: „Ja, wir planen kontinuierliche Updates. Eine der wichtigsten Erweiterungen, die wir bereits in Arbeit haben, ist die nahtlosere Integration des Fahrdienstportals. Damit können Fahrdienstmitarbeiter ihre Dienstpläne, Schichten und Einsatzzeiten direkt in der App einsehen. Außerdem arbeiten wir daran über Formulare mehr Einstiegspunkte für digitale Workflows z.B. zu unserem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder unserem Ticketsystem in die App zu integrieren, damit wichtige interne Prozesse z.B. Ticketerstellung, Meldungen etc. digital und mobil für jeden zugänglich werden. Zudem planen wir die Einführung von betrieblichen Tablets für den Fahrdienst, die sowohl privat als auch dienstlich genutzt werden können.“
Polario: Jonathan, vielen Dank für diesen spannenden Einblick in die digitale Mitarbeiterkommunikationslösung bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben! Es klingt, als ob die Polario Mitarbeiter App eine echte Bereicherung für die Mitarbeitenden und das Unternehmen ist.
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