In den letzten Monaten hat die Anzahl der Präsenz-Events und Veranstaltungen wieder zugenommen. Mit der Rückkehr zur Normalität steigt auch die Notwendigkeit eines professionellen Check-ins, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Als Anbieter einer Check-in-Lösung wissen wir aus erster Hand, wie wichtig es ist, einen effizienten und zuverlässigen Check-in-Prozess zu haben. Um direkt vom Profi zu erfahren, wie unsere Lösung funktioniert und welche Vorteile sie bietet, haben wir unseren Lead für die Check-in App im Customer Support Team, Gregor Mendel, interviewt.
Stell dich doch bitte kurz vor.
Ich bin Gregor Mendel und arbeite seit etwa 2,5 Jahren bei der plazz im Customer Support und betreute bereits zahlreiche erfolgreiche Kundenprojekte.
Seit 2021 habe ich die Verantwortung für die Einsätze unserer Check-in App und kümmere mich, mit unserem engagierten Team, um die Planung vorab und um die technische Umsetzung vor Ort.
Check-in Lead
Customer Support
Was ist die Check-in App und was kann sie?
Die Check-in App ist unsere innovative Lösung, die den Check-in/-Out-Prozess bei Events und Veranstaltungen vereinfacht und automatisiert. Sie ermöglicht das Erfassen von Teilnehmenden im CMS und bietet dabei vielseitige Möglichkeiten, wie der Check-in/-Out erfolgen kann.
Teilnehmende können entweder per QR-Code Scan über ein iPad, manuell über die Oberfläche der App oder das CMS eingecheckt/ausgecheckt werden. Dadurch wird der Prozess deutlich beschleunigt und Gäste können somit schnell und einfach ihre Anwesenheit bestätigen.
Ein weiteres bedeutendes Feature der Check-in App ist die Anbindung an Druckersysteme, für den automatisierten Badge-Print. Hierbei stehen verschiedene Badges zur Auswahl, die individuell gestaltet werden können. Dazu gehören beispielsweise Bio-Plastikkarten, selbstklebende Etiketten oder vorgedruckte Pappkarten in Verbindung mit Etiketten.
Durch die Check-in App wird nicht nur der Check-in/-Out-Prozess schneller und effizienter, sondern auch die Erstellung von Badges wird ein Kinderspiel. Veranstalter können so sicherstellen, dass alle Teilnehmenden schnell und einfach Zugang zum Event bekommen und ein individuelles Badge erhalten.
Welche Vorteile bietet die App?
Die Check-In App bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die bei der Organisation von Events und Veranstaltungen von großem Nutzen sein können. Einer der größten Vorteile ist die Digitalisierung und Automatisierung des Check-In-Prozesses. Teilnehmende können schnell und einfach per QR-Code Scan oder manuell eingecheckt oder ausgecheckt werden. Dadurch wird der Prozess deutlich beschleunigt und die Teilnehmenden können schneller ins Event starten.
Durch die Integration mit Badges wird das Check-In auch professionell und eindrucksvoll. Die Badges können individuell gestaltet werden und verleihen der Veranstaltung einen exklusiven Charakter. Teilnehmer fühlen sich so willkommen und geschätzt.
Aktuell besteht eine nahtlose Integration in unsere Mobile Event App. Damit können wir eine Vielzahl von Use Cases abdecken, wie beispielsweise die Ansprache vor dem Event, die Teilnehmerregistrierung und das Event selbst. Eine Integration mit Polario ist bereits in der Planung.
Zusätzlich haben Sie durch unsere Unterstützung vor Ort den Vorteil, dass Sie sich keine Gedanken um Technik, Briefing von Hostessen oder der Durchführung der eigentlichen Akkreditierung machen müssen.
In welchen Arten von Veranstaltungen kann die Check-in App eingesetzt werden?
Die Check-In App kann aktuell problemlos auf kleinen bis mittleren Veranstaltungen eingesetzt werden. Unsere aktuelle Obergrenze beim Check-in liegt bei etwa 700 Personen pro Stunde. Diese Anzahl bezieht sich aber nur auf die Premium-Lösung, also dem Druck von Plastikkarten direkt vor Ort.
Wenn die reine Check-in-Funktion genutzt werden soll, können wir ohne Schwierigkeiten auch große Veranstaltungen, mit bis zu 10.000 Teilnehmenden, bedienen.
Wie können die Teilnehmerdaten in die App integriert werden?
Die Teilnehmerdaten können einerseits über unsere Inhouse-Lösung „registr“ automatisiert an die App übertragen werden, oder manuell über den Import von Personenlisten.
Welche Möglichkeiten bietet die App zur Auswertung von Veranstaltungen?
Während der Veranstaltung haben unsere Kunden jederzeit die Möglichkeit, direkt in der App nachzuvollziehen wie viele Personen aktuell anwesend (eingecheckt) sind, wie viele Personen noch erwartet werden und ggfs. auch wer die Veranstaltung bereits verlassen hat.
Im Nachhinein kann dies auch nochmal über unser CMS, in Form eines Excel-Exports, ausgewertet werden. Darüber hinaus sieht man in einem Zeitdiagramm, wie sich die Check-ins über den gesamten Tag verteilt haben.
Wie kann man sich die Realisierung des Badge-Prints und der Hardware vorstellen?
Allgemein kann man sagen, dass wir für die adäquate Vorbereitung eines Check-Ins mit Badge-Print etwa 4 Wochen Vorlaufzeit benötigen. Zunächst klären wir mit unseren Kunden das Design der Karten ab, entscheiden, ob es vorgedruckt oder live produziert werden soll und gehen anschließend in die technische Planung der Akkreditierungsstellen.
Zum Eventdatum liefern wir die Hardware selbstständig an, bauen diese auf und kümmern uns um das Briefing der Hostessen. Während des Check-ins bin ich als Ansprechpartner auch jederzeit vor Ort um schnell auf Fragen reagieren zu können.
Nach dem Event kümmern wir uns selbstständig um den Abbau und Rückversand der Hardware.
Was kostet die Check-in App?
Eine Frage, die bei der Entscheidung für eine Check-in App oft im Raum steht, ist die nach den Kosten. Unsere Lösung ist für jedes Budget und jede Eventgröße geeignet. Wir bieten für jedes Vorhaben eine passende Alternative an. Die Kosten für die Check-in App richten sich dabei nach dem Umfang und der Größe des Events.
Der Check-in im Zusammenhang mit dem live Badge-Druck ist unsere Premium-Lösung. Sollte dies den Rahmen Ihres Events übersteigen, sind wir auch in der Lage nach unten zu skalieren.
Wir bieten ebenfalls eine Lösung für mittlere Budgets über Aiprint-Labeldrucker an. Hier haben Sie die Möglichkeit jeden AirPrint-fähigen Labeldrucker mit der Check-in App zu verbinden und die Badge auf ein Klebelabel entweder an der Kleidung oder auf einer Karte aus Pappe zu befestigen.
Als Low Budget Lösung bieten wir auch den selbstständigen Druck von Namensschildern via Avery Zweckform Klebebögen an, welche mit jedem handelsüblichen Drucker bedruckt werden können.
Wie wird der Datenschutz bei der Verwendung der App gewährleistet?
Über das CMS können die Veranstaltungsmanager Accounts berechtigen, sich in der Check-in App einzuloggen und Zugriff auf die Teilnehmerdaten zu haben. Darüber hinaus verfügt die Check-in App über eine Code-Sicherung, um unbefugten Zugriff auf die Daten zu verhindern.
Wird die Check-in App im Self-Service Modus genutzt, bieten die iPads darüber hinaus einen „Kiosk Modus“ in welchem nur die gestartete App genutzt werden kann.
Wie sieht der technische Support für die App-Nutzer aus?
Da ich oder jemand aus meinem Team als technischer Ansprechpartner immer vor Ort ist, haben wir hier super die Möglichkeit, auch ein Trouble-Counter für etwaige App-Probleme zu bedienen. Teilnehmende welche z.B. über keinen QR Code verfügen oder evtl. noch nicht registriert sind können so ebenfalls schnell und ohne Umwege akkreditiert werden.
