Zum Inhalt springen
Events sind heute komplexer denn je: sei es live vor Ort, virtuell oder hybrid, oft alles zugleich. Wer Teilnehmerregistrierung, Kommunikation, Livestream-Integration und Auswertung noch mit Einzellösungen oder Excel abbildet, stößt schnell an Grenzen. Hier setzt Event Management Software an.
In diesem Beitrag führen wir nicht nur einfach Tools auf, sondern Kategorien von Event Management Tools und wie man sie in der Praxis nutzt. Vom Einladungssystem bis zur virtuellen Event Management Software mit Interaktionen und Event Software mit Livestream Funktion. Außerdem erklären wir, wie Event Management Software im Zusammenspiel mit CRM, Ticketing und Analytics funktioniert.
Was ist Event Management Software?
Event Management Software ist ein Sammelbegriff für digitale Lösungen, die Veranstalter:innen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events unterstützen. Dazu gehören klassische Präsenzveranstaltungen ebenso wie virtuelle und hybride Events.
Im Kern handelt es sich um eine Software für Veranstaltungsplanung, die zentrale Prozesse bündelt wie zum Beispiel:
- Organisation & Ressourcenplanung (Teilnehmerlisten, Agenda, Budget)
- Kommunikation & Registrierung (Einladungen, Ticketing, QR-Codes)
- Interaktion & Streaming (Chats, Umfragen, Livestream-Funktion)
- Reporting & Analytics (Feedback, KPIs, ROI)
Der Vorteil: Anstatt zahlreiche Event Software Tools einzeln zu kombinieren, können Unternehmen ihre Abläufe in einer Plattform zentralisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine einheitliche Datenbasis. Nutzen Sie Event Management Tools nicht nur zur Organisation, sondern auch zur Erfolgsmessung und Optimierung. So steigern Sie den ROI Ihrer Events nachhaltig.
Kategorien von Event Management Software
Nicht jede Event Management Software erfüllt die gleichen Aufgaben. Während manche Tools sich auf Registrierung und Ticketing spezialisieren, decken andere die gesamte Eventplanung von der Agenda bis zum Teilnehmerfeedback ab. Um die Unterschiede greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten Kategorien von Event Software Tools.
In den folgenden Abschnitten zeigen wir, welche Funktionen die einzelnen Kategorien bieten, wie sie in der Praxis eingesetzt werden und welche Vorteile sie für Veranstalter bringen. So erhalten Sie eine Orientierung, welche Software für Veranstaltungsplanung am besten zu Ihrem Event passt.
Planung & Organisation
Die Grundlage jedes erfolgreichen Events ist eine strukturierte Planung. Event Management Tools für Planung & Organisation bündeln alle wichtigen Aufgaben in einer zentralen Plattform. Damit entfällt die mühsame Arbeit mit Excel-Listen oder verstreuten Dokumenten.
-
Cvent
Eine international führende Plattform, die besonders für Großveranstaltungen geeignet ist. Cvent bietet umfassende Module für Teilnehmermanagement, Eventlogistik und Budgetkontrolle.
→ Zur Webseite von Cvent -
Sweap
Eine deutsche Lösung mit Schwerpunkt auf automatisierten Prozessen. Besonders interessant für Unternehmen, die häufig ähnliche Eventformate organisieren und Abläufe effizient skalieren wollen.
→ Zur Webseite von Sweap -
Converve
Spezialisierter Anbieter für Networking-Events. Die Plattform kombiniert klassische Eventplanung mit intelligentem Matchmaking zwischen Teilnehmenden.
→ Zur Webseite von Converve
Kommunikation & Registrierung
Von der Einladung über die Registrierung bis hin zum Check-in vor Ort entscheidet sich mit der Teilnehmerkommunikation, wie professionell eine Veranstaltung wahrgenommen wird. Event Management Tools für Kommunikation & Registrierung automatisieren diese Prozesse und sorgen dafür, dass sowohl Veranstalter als auch Gäste entlastet werden.
-
registr
Eine Plattform speziell für digitale Einladungen und Anmeldungen von Gästen. registr punktet durch einfache Bedienung, professionelles Design und vollständige Anpassbarkeit an das eigene Event. Erwähnenswert sind außerdem integrierte Lösungen für den Check-in und Event Apps.
→ Zur Webseite von registr -
Eventbrite
Weltweit bekanntes Tool, das vor allem für öffentliche Events, Konferenzen und Festivals eingesetzt wird. Stärken sind die hohe Reichweite, integrierte Ticketshops und die Möglichkeit, Events über Eventbrite-Marktplätze zu bewerben.
→ Zur Webseite von Eventbrite -
doo
Deutsche Event Software mit starkem Fokus auf Automatisierung. doo bietet intelligente Prozesse für Einladungsmanagement, Registrierung und Ticketing, besonders interessant für B2B-Events und Marketing-Verantwortliche.
→ Zur Webseite von doo
Live, virtuelle & hybride Eventplattformen
Events sind heute vielfältiger denn je: rein live vor Ort, komplett virtuell oder als hybrides Format mit Teilnehmenden sowohl vor Ort als auch online. Damit alle Zielgruppen ein optimales Erlebnis haben, setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Event Management Software Tools oder auch Event Apps, die eine nahtlose Interaktion ermöglichen.
-
Mobile Event App
Eine modulare App für Präsenz-, virtuelle und Hybridveranstaltungen. Sie bietet Agenda-Management, Interaktionstools und Push-Kommunikation direkt aufs Smartphone der Gäste. Ideal für Konferenzen, Tagungen oder Messen.
→ Zur Webseite der Mobile Event App -
Polario
Polario kombiniert Event-App, Streaming und Interaktionstools in einer Plattform und ist besonders stark in der Individualisierung im Corporate Design. Ein besonderer Fokus liegt hier auch auf der Bildung langfristiger Communities, die auch über ein Event hinausgehen.
→ Zur Webseite von Polario -
RingCentral Events (ehemals Hopin)
Ein internationales Tool für virtuelle und hybride Events. Mit Livestreaming, Breakout-Sessions, Expo-Umgebungen und Networking-Funktionen ist es vor allem für große Online-Konferenzen und Messen geeignet.
→ Zur Webseite von RingCentral Events
Reporting & Erfolgsmessung
Ein Event ist erst dann wirklich erfolgreich, wenn es messbare Ergebnisse liefert. Event Management Tools bieten dafür unterschiedliche Ansätze, um Daten zu erheben und auszuwerten. Im Zentrum stehen KPIs wie Teilnahmequote, Interaktionen, Feedback und bei B2B-Events zum Beispiel die Anzahl qualifizierter Leads.
Viele moderne Event Management Software Lösungen wie Cvent, die Mobile Event App oder Polario bieten bereits umfangreiche Analysefunktionen. Veranstalter sehen direkt im Dashboard, wie viele Registrierungen eingegangen sind, wie aktiv sich Teilnehmende eingebracht haben und welche Sessions besonders gut besucht waren. Vorteil: Alle Daten sind an einem Ort verfügbar und lassen sich ohne zusätzlichen Aufwand exportieren oder in Berichte umwandeln.
Manche Unternehmen binden externe Systeme an ihre Event Software an, um noch tiefere Einblicke zu erhalten. Typische Beispiele sind Google Analytics für Website-Tracking oder HubSpot/CRM-Systeme für Lead-Management. Der Vorteil: Marketing- und Vertriebsteams erhalten einen vollständigen Überblick über die gesamte Customer Journey, von der Einladung bis zum Geschäftsabschluss.
Für detailliertes Feedback und Interaktion kommen oft ergänzende Tools zum Einsatz. Bekannte Beispiele sind Typeform, Mentimeter oder SurveyMonkey. Diese Lösungen sind darauf spezialisiert, qualitative Rückmeldungen einzuholen und die Zufriedenheit der Teilnehmenden sichtbar zu machen. Durch die Anbindung an die Eventplattform können Ergebnisse in Echtzeit ausgewertet und mit anderen KPIs kombiniert werden.
All-in-One Lösungen: Für wen lohnt sich ein Komplettsystem?
Während viele Unternehmen einzelne Event Software Tools kombinieren, setzen andere auf All-in-One Event Management Software. Diese Komplettlösungen decken nahezu alle Prozesse ab, von der Registrierung über Livestreams bis hin zu Reporting & Analytics. All-in-One Systeme sind besonders dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Eventformate pro Jahr durchführen und Ihre Prozesse standardisieren möchten. Für kleinere Einzelveranstaltungen können spezialisierte Event Management Tools allerdings die kosteneffizientere Wahl sein.
-
plazz AG
Deutscher Anbieter mit der Polario, die als App, Web-Portal und All-in-One Eventlösung genutzt werden kann. Im Zusammenspiel mit ihrem Guestmanagement und der Check-in App deckt es die gesamte Eventbrandbreite ab. Besonders stark bei hybriden und Live-Events mit interaktiven Feature, sowie dem Aufbauen langfristiger Communities.
→ Zur Webseite der plazz AG -
Bizzabo
US-Anbieter für Event Plattformen, die sich als „Event Experience OS“ versteht. Bizzabo bietet alles von Event-Websites über Ticketing bis hin zu Networking und Analytics, besonders für große Konferenzen und B2B-Events geeignet.
→ Zur Webseite von Bizzabo -
Cvent
Einer der globalen Marktführer im Bereich Eventmanagement aus den USA. Cvent kombiniert Teilnehmermanagement, Eventplanung, Event-Marketing und Reporting in einer umfassenden Suite und ist vor allem für Konzerne und Agenturen interessant.
→ Zur Webseite von Cvent
Wie funktioniert Event Management Software?
Die Funktionsweise einer Event Management Software lässt sich in drei Hauptphasen einteilen: Planung, Durchführung und Nachbereitung. Moderne Systeme bündeln dabei alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform und ersetzen damit zahlreiche manuelle Prozesse. Achten Sie bei der Auswahl einer Event Management Software darauf, wie gut sich das Tool in Ihre vorhandene IT-Struktur integrieren lässt. Eine saubere Anbindung an CRM- oder Marketing-Systeme spart später viel manuellen Aufwand.
Planung
Durchführung
Nachbereitung
Cloud vs. On-Premise
Die meisten Anbieter von Event Management Software setzen heute auf Cloud-Lösungen. Vorteil: schnelle Updates, Skalierbarkeit und ortsunabhängiger Zugriff. Für besonders sicherheitskritische Unternehmen (z. B. Behörden) bieten manche Anbieter auch On-Premise-Versionen oder Hosting in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands an.
Schnittstellen & Integrationen
Ein zentrales Merkmal moderner Event Software Tools ist ihre Fähigkeit, mit anderen Systemen zu kommunizieren. Ob CRM, E-Mail-Marketing oder Zahlungsanbieter, offene Schnittstellen (APIs) sorgen dafür, dass Eventdaten nahtlos in bestehende IT-Landschaften eingebunden werden können.
Entscheidungshilfe: Welche Event Management Software passt zu mir?
Die Auswahl der richtigen Event Management Software hängt stark von den individuellen Anforderungen ab. Jedes Event ist anders und nicht jede Lösung eignet sich gleichermaßen für Konferenzen, interne Firmenevents oder große Publikumsmessen.
Wichtige Auswahlkriterien
Eventgröße
Für kleine Workshops oder interne Meetings reichen oft spezialisierte Event Software Tools mit Fokus auf Registrierung oder Kommunikation. Bei Großveranstaltungen oder Messen lohnt sich eine All-in-One Plattform.
Eventformat
Live-, virtuelle oder hybride Events stellen unterschiedliche Anforderungen. Achten Sie auf Features wie Livestream-Integration oder mobile Apps für Vor-Ort-Teilnehmer.
Zielgruppe
Internationale Teilnehmende benötigen z. B. mehrsprachige Registrierung und Kommunikation. Bei B2B-Events sind Schnittstellen zum CRM besonders wichtig.
Budget
Die Preismodelle variieren stark von günstigen Einstiegslösungen bis hin zu umfangreichen Enterprise-Systemen. Planen Sie nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Implementierung und Support ein.
Datenschutz & Hosting
Gerade im DACH-Raum legen viele Unternehmen Wert auf deutsche Event Software mit Serverstandort in Deutschland oder der EU.
Vorgehensweise bei der Auswahl
Anforderungsprofil erstellen
Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie klar definieren, welche Funktionen für Sie unverzichtbar sind. Geht es vor allem um Teilnehmerregistrierung und Kommunikation, oder benötigen Sie zusätzlich Livestream-Integration und Networking-Funktionen? Listen Sie Pflicht-Features und optionale Zusatzfunktionen getrennt auf. Das erleichtert die spätere Bewertung enorm.
Marktrecherche durchführen
Sobald Sie Ihr Profil haben, können Sie gezielt nach passenden Event Management Tools suchen. Achten Sie darauf, ob die Lösungen auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten sind, etwa virtuelle Event Management Software für Online-Events oder Software für hybride Events für gemischte Formate.
Event Tools testen
Die Theorie allein reicht nicht. Nutzen Sie Demoversionen, Test-Accounts oder Pilotprojekte, um die Bedienung, das Design und die Stabilität der Software live zu prüfen. Achten Sie insbesondere auf User Experience: Ist das Anmeldeformular für Teilnehmende einfach zu bedienen? Lässt sich die Agenda flexibel anpassen? Wie intuitiv ist das Dashboard für Ihr Team?
Referenzen einholen
Sprechen Sie mit anderen Unternehmen oder Eventagenturen, die die Software bereits einsetzen. Erfahrungsberichte aus der Praxis sind oft wertvoller als Marketingversprechen. Besonders wichtig: Fragen Sie nach Support-Erfahrungen, Skalierbarkeit und wie gut die Integration mit bestehenden Systemen (z. B. CRM, Marketing Automation) funktioniert.
Typische Szenarien
Kleine interne Events
Hier liegt der Fokus meist auf einfache Kommunikation und Registrierung. Tools wie registr oder doo sind oft ausreichend, da sie eine schnelle Abwicklung ohne großen Implementierungsaufwand ermöglichen.
Mittelgroße hybride Konferenzen
Bei Konferenzen mit Teilnehmer:innen vor Ort und online sind Streaming, Interaktionstools und Networking-Features entscheidend. Plattformen wie die Mobile Event App oder Hopin kombinieren diese Funktionen und sorgen für ein nahtloses Erlebnis.
Große Messen & Kongresse
Für internationale oder großangelegte Veranstaltungen werden umfassende Lösungen benötigt, die zusätzlich Analytics, Aussteller-Management und Lead-Generierung abdecken. Anbieter wie Polario oder Bizzabo sind hier gut aufgestellt und bieten die notwendige Skalierbarkeit.
Und falls Sie noch tiefer eintauchen möchten: Wir haben auch nicht alle Antworten, aber die Kollegen von OMR Reviews haben sich genau auf Event Management Tools spezialisiert und sind sehr gut aufgestellt. Dort finden Sie viele weitere Anbieter im direkten Vergleich mit Bewertungen aus der Praxis.
Anforderungen an eine Eventplattform
Erfahren Sie welche Anforderungen eine Eventplattform benötigt, damit Ihr Event auch in Zukunft zu einem vollen Erfolg wird.
Zusammenfassung: Die richtige Event Management Software auswählen
Die Vielfalt an Event Management Software ist groß. Von spezialisierten Tools für Registrierung oder Interaktion bis hin zu umfassenden All-in-One Lösungen. Für Veranstalter bedeutet das: Sie können die Software exakt nach den Anforderungen ihres Events auswählen. Während kleinere Formate oft mit schlanken Tools gut bedient sind, profitieren größere oder hybride Veranstaltungen von Lösungen, die alle Prozesse in einem System bündeln.
Wichtig ist, vor der Entscheidung ein klares Anforderungsprofil zu erstellen und unterschiedliche Lösungen zu testen. Nur so lässt sich feststellen, ob Event Software Tools wirklich zur eigenen Organisation passen, technisch, funktional und budgetär.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie funktioniert Event Management Software?
Eine Event Software bündelt alle Prozesse in einer Plattform: von der Planung über die Registrierung bis hin zu Livestreams und Feedback. Veranstalter können Teilnehmermanagement, Kommunikation und Erfolgsmessung digital abbilden, was Abläufe deutlich effizienter macht.
Welche Event Software ist auf Deutsch verfügbar?
Gerade für Unternehmen im DACH-Raum ist Event Software auf deutsch wichtig, insbesondere wegen DSGVO und Support in der Landessprache. Anbieter wie doo, Sweap, Polario oder registr sind hier sehr gut aufgestellt.
Kann man mit Event Software hybride Events durchführen?
Ja. Viele Tools sind heute speziell als Software für hybride Events konzipiert. Sie kombinieren Livestream-Funktionen mit klassischen Vor-Ort-Features wie Agenda-Apps oder Check-in-Systemen. So lassen sich Online- und Live-Teilnahme in einem System vereinen.
Welche Event Software hat eine Livestream-Funktion?
Plattformen wie Hopin, Polario oder bizzabo integrieren Streaming direkt. Bei anderen Tools lässt sich ein externer Stream (z. B. über Vimeo oder YouTube) einfach einbinden. Wichtig ist, dass die Lösung auch interaktive Funktionen wie Chat oder Q&A unterstützt, damit das Event lebendig bleibt.
