Social Intranet einführen: In 6 Schritten zur erfolgreichen Einführung

Die Zeiten des „Schwarzen Bretts“ und einseitiger E-Mail-Kaskaden sind vorbei. Unternehmen, die agil und vernetzt arbeiten wollen, kommen an einem Social Intranet nicht mehr vorbei. Doch Software allein löst keine Probleme, die Strategie dahinter entscheidet über Top oder Flop.

Social Intranet einführen

Ein Social Intranet ist mehr als nur ein Tool, es ist ein Kulturwandel. Es verwandelt die interne Kommunikation von einer Einbahnstraße in einen lebendigen Dialog. Aber wie startet man ein solches Projekt, ohne sich zu verzetteln? In diesem Beitrag gliedern wir den komplexen Prozess in sechs überschaubare Phasen, damit Ihre Einführung zum Erfolg wird.

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich Tool-Demos ansehen, müssen Sie wissen, warum Sie ein Social Intranet einführen wollen. Ein Projekt ohne klare Ziele („Wir wollen moderner wirken“) wird scheitern.

• Status Quo ermitteln: Welche Kommunikationskanäle nutzen die Mitarbeiter aktuell (E-Mail, WhatsApp, Flurfunk)? Wo hakt es?
• Ziele setzen: Wollen Sie E-Mails reduzieren? Das Wissensmanagement verbessern? Den Zusammenhalt im Homeoffice stärken?
• Zielgruppen befragen: Binden Sie Vertreter aus verschiedenen Abteilungen (nicht nur HR und IT!) frühzeitig ein, um echte Bedürfnisse („Pain Points“) zu identifizieren.

Schritt 2: Anforderungen definieren

Aus der Bedarfsanalyse leiten sich die konkreten Anforderungen ab. Erstellen Sie ein Lastenheft, das zwischen „Must-haves“ (unverzichtbar) und „Nice-to-haves“ (wünschenswert) unterscheidet.

• Funktionale Anforderungen: Newsfeed, Chat-Funktion, Dokumentenablage, Mitarbeiterverzeichnis, mobile App.
• Technische Anforderungen: Cloud vs. On-Premise, DSGVO-Konformität, Integration in bestehende Systeme (z. B. Microsoft 365).
• Usability: Die Plattform muss so intuitiv sein, dass sie ohne langes Handbuchstudium genutzt werden kann.

Schritt 3: Plattform auswählen

Der Markt für Social Intranets ist groß. Mit Ihrem Anforderungskatalog können Sie nun Anbieter sieben.

• Longlist & Shortlist: Erstellen Sie eine breite Liste und kürzen Sie diese auf 3–5 Favoriten.
• Demos & Teststellungen: Lassen Sie sich die Tools präsentieren. Wichtig: Testen Sie nicht nur die Funktionen, sondern achten Sie auf das „Look & Feel“.
• Kultur-Check: Passt der Anbieter zu Ihrer Unternehmenskultur? Bietet er guten Support und Weiterentwicklung?

Schritt 4: Implementation planen

Jetzt wird es konkret. Die technische Einrichtung läuft oft parallel zur inhaltlichen Vorbereitung.

• Struktur aufbauen: Definieren Sie die Informationsarchitektur. Welche Bereiche/Spaces gibt es? Wer darf wo posten?
• Content Seeding: Starten Sie niemals mit einem leeren Intranet. Sorgen Sie dafür, dass beim Launch bereits relevante Inhalte (News, Vorlagen, Begrüßungsvideos) vorhanden sind.
• Pilotphase: Testen Sie das System mit einer kleinen Gruppe („Friendly Users“), um Kinderkrankheiten vor dem großen Rollout zu beheben.

Schritt 5: Mitarbeiter aktivieren

Dies ist der kritischste Schritt. Die beste Technik nützt nichts, wenn sie keiner nutzt. Hier ist Change Management gefragt.

• Kommunikationskampagne: Kündigen Sie das neue Intranet spannend an (Teaser, Countdowns, Launch-Event).
• Schulungen & Guides: Bieten Sie kurze Webinare oder Video-Tutorials an.
• Community Manager & Champions: Benennen Sie Multiplikatoren in den Abteilungen, die Kollegen helfen und die Diskussion anregen.
• Vorbildfunktion: Die Geschäftsführung muss sichtbar aktiv sein (z. B. durch den ersten Blogbeitrag oder Likes).

Schritt 6: Kontinuierliche Verbesserung

Der Launch ist nicht das Ende, sondern der Anfang. Ein Social Intranet ist ein lebender Organismus.

• Feedback einholen: Fragen Sie nach 3 und 6 Monaten: Was läuft gut? Was fehlt?
• Analytics nutzen: Welche Beiträge werden gelesen? Welche Funktionen werden ignoriert?
• Weiterentwicklung: Passen Sie die Struktur an die Nutzung an und führen Sie regelmäßig neue Anwendungsfälle ein, um die Plattform spannend zu halten.