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Ein Social Intranet für Unternehmen ist heute weit mehr als ein digitales Schwarzes Brett. Es bündelt Informationen, Kommunikation und Zusammenarbeit an einem Ort vorausgesetzt, man wählt die passende Lösung aus. Die Auswahl eines Social Intranet sollte dementsprechend den geeigneten Fokus erhalten und strukturiert erfolgen. Diese Struktur zu erhalten ist Ziel des folgenden Artikels.
Warum ein Social Intranet für Unternehmen wichtig ist
Unternehmen stehen heute unter hohem Druck, Mitarbeitende zielgerichtet zu informieren, siloübergreifend zusammenzubringen und Wissen verfügbar zu machen, unabhängig davon, ob Kolleg:innen im Büro, im Homeoffice oder im Feld arbeiten. Klassische Intranets stoßen hier schnell an ihre Grenzen: Sie sind häufig statisch, schwer zu pflegen und werden wenig genutzt.
Ein modernes Social Intranet für interne Kommunikation setzt genau hier an. Es verbindet Top-down-Informationen (z. B. Unternehmensnews, Leitlinien, Kampagnen) mit Bottom-up-Beteiligung (z. B. Kommentare, Feedback, Communities, Ideensammlungen). So entsteht ein digitaler Ort, an dem nicht nur Inhalte konsumiert, sondern aktiv gestaltet werden und an dem Teams projektbezogen zusammenarbeiten können.
Gleichzeitig bietet ein Social Intranet einen zentralen Zugang zu Anwendungen, Dokumenten und Prozessen: vom HR-Portal über Wissensdatenbanken bis hin zu Projektspaces. Das reduziert Tool-Wildwuchs, erleichtert Onboarding und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.
Wer frühzeitig ein Social Intranet vergleicht und gezielt nach einer Lösung sucht, die zur eigenen Kultur passt, schafft damit eine wichtige Grundlage für Mitarbeiterbindung, Produktivität und eine moderne, transparente Unternehmenskultur.
Social Intranet Auswahl Schritte
Die Auswahl eines Social Intranets ist kein reiner IT-Einkauf, sondern ein strategisches Projekt, das Kommunikation, HR, Fachbereiche und Geschäftsführung gleichermaßen betrifft. Damit du nicht bei einzelnen Funktionen stehenbleibst, sondern eine Lösung findest, die wirklich zu deinem Unternehmen passt, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen.
In den folgenden 8 Schritten zeigen wir, wie die Ausgangssituation analysiert, Anforderungen definiert, Anbieter und Lösungen fundiert verglichen und schließlich die Einführung eines Social Intranets geplant wird.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse
Beginnen Sie damit, Ihre Anforderungen und Ziele für ein Social Intranet festzulegen. Überlegen Sie, welche Funktionen und Features Sie benötigen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern. In der Bedarfsanalyse sollten Sie die wichtigsten Anwendungsfälle definieren, z. B. Onboarding neuer Mitarbeitender, bereichsübergreifende Projektarbeit oder interne Kampagnen der Unternehmenskommunikation.
Schritt 2: Budgetplanung
Legen Sie ein Budget für die Implementierung und Wartung eines Social Intranets fest. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Anschaffungskosten als auch mögliche laufende Kosten.
Schritt 3: Funktions- und Feature-Vergleich
Machen Sie eine Liste der Social Intranet-Lösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Vergleichen Sie die Funktionen und Features der verschiedenen Anbieter und prüfen Sie, ob diese Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Schritt 4: Sicherheits- und Datenschutzaspekte
Achten Sie darauf, dass das ausgewählte Social Intranet robuste Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien bietet. Prüfen Sie, ob es Ihren internen Sicherheitsstandards entspricht und alle erforderlichen Compliance-Anforderungen erfüllt.
Schritt 5: Benutzerfreundlichkeit und Schulungsmöglichkeiten
Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit der verschiedenen Social Intranet-Lösungen. Achten Sie darauf, dass das System intuitiv zu bedienen ist und Ihren Mitarbeiter:innen keine Probleme bereitet. Informieren Sie sich auch über die Schulungs- und Supportmöglichkeiten des Anbieters.
Schritt 6: Integration und Skalierbarkeit
Prüfen Sie, ob das ausgewählte Social Intranet nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Stellen Sie sicher, dass es sich problemlos skalieren lässt, um zukünftiges Unternehmenswachstum zu unterstützen.
Schritt 7: Referenzen und Erfahrungsberichte
Lesen Sie Kundenreferenzen und Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen, die bereits das Social Intranet nutzen, das Sie in Betracht ziehen. Dies kann Ihnen helfen, ein besseres Verständnis für die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit der Lösung zu bekommen.
Schritt 8: Testphase und Entscheidung
Führen Sie eine Testphase mit den besten Social Intranet-Kandidaten durch. Lassen Sie Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen das System testen und sammeln Sie ihr Feedback. Basierend auf den gesammelten Informationen und Ihren Bewertungskriterien treffen Sie eine fundierte Entscheidung und wählen Sie das richtige Social Intranet für Ihr Unternehmen aus.
Denken Sie daran, dass jeder Schritt individuell angepasst werden sollte, um den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Die richtige Wahl treffen
Die Auswahl eines Social Intranets ist eine langfristige Weichenstellung: Sie beeinflusst, wie gut Informationen fließen, wie effektiv Teams zusammenarbeiten und wie stark sich Mitarbeitende mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Wer den Prozess strukturiert angeht, Anforderungen klar definiert und verschiedene Social Intranet Lösungen vergleicht, reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen deutlich.
Die beschriebenen 8 Schritte dienen als roter Faden. Von der Bestandsaufnahme über den Funktions- und Anbietervergleich bis hin zur Testphase mit echten Nutzern. So stellen Sie sicher, dass das gewählte Social Intranet für Ihr Unternehmen nicht nur technisch passt, sondern auch kulturell angenommen wird und die interne Kommunikation nachhaltig verbessert.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist ein Social Intranet und wo finde ich eine grundlegende Einführung?
Ein Social Intranet ist eine moderne Weiterentwicklung des klassischen Intranets. Es verbindet zentrale Informationen, Anwendungen und Dokumente mit interaktiven Funktionen wie Kommentaren, Likes, Communities und gemeinsam bearbeiteten Inhalten.
Eine ausführliche Einführung zu Funktionen, Vorteilen und typischen Einsatzszenarien finden Sie in unserem Grundlagenartikel zum Thema Social Intranet.
Wie gehe ich bei der Anforderungsdefinition für ein Social Intranet vor?
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Tools nutzen Sie heute für interne Kommunikation und Zusammenarbeit? Wo bestehen Lücken oder Doppelstrukturen? Im nächsten Schritt sollten Sie gemeinsam mit Kommunikation, HR, IT und ausgewählten Fachbereichen Use Cases definieren etwa Onboarding, Projektarbeit, Standortkommunikation oder Wissensmanagement.
Leiten Sie daraus konkrete Anforderungen ab, z. B. must-have Funktionen (News, Suche, Rollen- und Rechtemanagement, mobile Nutzung) und nice-to-have Features (Social Streams, Integrationen, Umfragen). Diese Anforderungsliste bildet die Grundlage, um Social Intranet Lösungen strukturiert zu vergleichen und Angebote einzuordnen.
Wer sollte an der Auswahl eines Social Intranets beteiligt sein?
Die Auswahl eines Social Intranets für Unternehmen ist ein interdisziplinäres Projekt. In der Praxis bewährt sich ein Kernteam aus:
- Unternehmenskommunikation / Internal Communications
- HR (z. B. für Onboarding, Kultur, Mitarbeiterbindung)
- IT (Architektur, Sicherheit, Integration)
- Vertreter:innen aus Fachbereichen
- bei Bedarf Betriebsrat und Datenschutz
So stellen Sie sicher, dass sowohl technische Anforderungen als auch Nutzerbedürfnisse und Compliance-Aspekte berücksichtigt werden. Gleichzeitig entsteht frühzeitig Akzeptanz, weil wichtige Stakeholder in die Einführung des Social Intranets eingebunden sind.
Wie viele Anbieter sollte ich in die engere Wahl nehmen?
In der Praxis hat es sich bewährt, zunächst eine Longlist von 6–10 potenziellen Anbietern zu erstellen und diese anhand Ihrer Anforderungen auf 3–4 Lösungen zu verdichten. Für diese Shortlist sollten Sie:
- strukturierte Produktdemos durchführen,
- einen Funktions- und Integrationsvergleich auf Basis Ihrer Checkliste vornehmen,
- Referenzen und Erfahrungen ähnlicher Unternehmen prüfen,
- Fragen zu Betrieb, Sicherheit, Support und Weiterentwicklung klären.
Ein bewertetes Scoring-Modell (z. B. Gewichtung nach Funktionen, UX, Integrationen, Kosten, Roadmap) hilft, Entscheidungen transparent zu machen und später nachvollziehen zu können, warum eine Lösung ausgewählt wurde.
Wie lange dauert Auswahl und Einführung eines Social Intranets?
Die Dauer hängt von Unternehmensgröße, Komplexität der IT-Landschaft und Entscheidungswegen ab. Typische Orientierungswerte:
- Vorbereitung & Anforderungsdefinition: 4–8 Wochen
- Marktsichtung, Demos & Anbietervergleich: 6–10 Wochen
- Testphase / Pilot mit ausgewählten Nutzergruppen: 4–8 Wochen
- Roll-out & Change-Maßnahmen: weitere 2–4 Monate
In Summe sollten Sie – von der ersten strukturierten Analyse bis zum unternehmensweiten Roll-out grob mit 6–12 Monaten rechnen. Wichtig ist, die Testphase nicht zu überspringen: Nur dort zeigt sich, ob das Social Intranet im Alltag wirklich akzeptiert wird.
Welche typischen Fehler bei der Auswahl eines Social Intranets gibt es?
Häufige Stolpersteine sind u. a.:
- Fokus ausschließlich auf Funktionen statt auf Use Cases und Nutzerbedürfnisse
- Auswahl als reines IT-Projekt ohne Einbindung von Kommunikation, HR oder Fachbereichen
- fehlende oder zu vage Anforderungsdefinition
- kein klarer Plan für Content, Governance und Verantwortlichkeiten
- Unterschätzung von Change-Management und interner Kommunikation beim Roll-out
Wie können wir den Erfolg unseres Social Intranets messen?
Definieren Sie bereits im Auswahlprozess klare Ziele und Kennzahlen, z. B.:
- Reichweite und Nutzung (Logins, aktive Nutzer:innen, mobile Nutzung)
- Interaktionen (Kommentare, Likes, Beteiligung an Communities)
- Geschwindigkeit der Informationsverteilung (z. B. bei wichtigen Unternehmensmeldungen)
- Nutzung zentraler Use Cases (z. B. Onboarding, Wissensartikel, Projekträume)
- qualitative Mitarbeiterzufriedenheit mit der internen Kommunikation (Umfragen)
Viele Social Intranet Lösungen bieten integrierte Analytics. Ergänzend eignen sich Pulse Surveys und Feedback-Schleifen mit Pilotgruppen, um regelmäßig zu prüfen, ob das Social Intranet die gewünschte Wirkung entfaltet. Nutzen Sie diese Daten, um die Plattform kontinuierlich weiterzuentwickeln statt sie nach dem Go-live sich selbst zu überlassen.
