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Der Anbieter Ihrer aktuellen App passt nicht mehr zu Ihren Anforderungen? Sie vermissen Funktionen, der Support lässt zu wünschen übrig oder die Plattform wirkt technologisch überholt? Damit sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage: Ist es Zeit, den App-Anbieter zu wechseln?
Trotz offensichtlicher Schwächen zögern viele mit dem Wechsel. Der Grund: Unsicherheit. Wie aufwendig ist ein Anbieterwechsel wirklich? Was passiert mit bestehenden Daten? Wie reagieren die Nutzer?
Dabei gilt: Ein Anbieterwechsel muss kein Risiko sein, sondern kann zur echten Chance werden. Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Übergang strukturiert, effizient und ohne Datenverlust gestalten. Und am Ende profitieren Sie von einer Lösung, die besser zu Ihren Anforderungen passt.
In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum sich ein Wechsel lohnt, welche Schritte Sie dabei beachten sollten und wie Sie Stolperfallen vermeiden.
Wann lohnt sich der Anbieterwechsel?
Nicht jeder Wechsel ist zwingend notwendig, aber in vielen Fällen überfällig. Gerade bei Mitarbeiter Apps oder Event Apps entscheiden Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und technische Flexibilität über den Erfolg. Wenn Ihr bisheriger Anbieter hier nicht mehr mithalten kann, ist es Zeit für einen kritischen Blick.
Typische Gründe für den Wechsel
Ein Anbieterwechsel ist nie eine leichte Entscheidung. Vor allem, wenn die bestehende Lösung bereits viele Jahre im Einsatz ist. Doch gerade im digitalen Umfeld veralten Technologien schnell. Was vor drei Jahren noch „State of the Art“ war, kann heute bereits zum Produktivitätshemmnis geworden sein. Deshalb lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob Ihre aktuelle App-Lösung noch zu Ihren Zielen passt.
Was ein moderner Anbieter heute bieten sollte
Ein Anbieterwechsel ist nicht nur die Lösung für bestehende Probleme, sondern auch eine Gelegenheit, eigene Anforderungen neu zu definieren. Wer heute eine App-Lösung einführt oder ersetzt, sollte nicht nur auf aktuelle Funktionen achten, sondern auch auf Zukunftsfähigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit. Moderne Anbieter bringen mehr mit als nur Technologie. Sie verstehen sich als Partner auf Augenhöhe.
Schritt-für-Schritt zum erfolgreichen Anbieterwechsel
Ein Anbieterwechsel gelingt nicht durch den bloßen Vertragsabschluss. Es verlangt eine strukturierte Planung und Umsetzung. Wenn Sie frühzeitig die richtigen Fragen stellen, klare Zuständigkeiten definieren und technische sowie organisatorische Aspekte berücksichtigen, legen Sie den Grundstein für einen reibungslosen Umstieg.
In den folgenden Schritten zeigen wir, wie Sie den Wechsel systematisch vorbereiten und durchführen. Angefangen bei der internen Bedarfsanalyse bis zur erfolgreichen Einführung der neuen App.
1. Bedarfsanalyse im Team
Bevor Sie sich mit dem Markt oder der technischen Umsetzung beschäftigen, sollten Sie intern klären: Was genau soll die neue App leisten und für wen? Eine saubere Bedarfsanalyse schafft die Grundlage für alle weiteren Schritte und verhindert spätere Fehlentscheidungen.
Wer nutzt die App aktuell und wie?
Erstellen Sie ein realistisches Bild der aktuellen Nutzung.
- Welche Abteilungen oder Nutzergruppen arbeiten mit der App?
-
Wofür wird sie konkret eingesetzt?
(z. B. Kommunikation, Eventorganisation, Wissensmanagement) -
Gibt es unterschiedliche Nutzertypen?
(z. B. Admins, gelegentliche Nutzer, externe Partner)
Was funktioniert gut und was nicht?
Sammeln Sie intern Feedback zur Nutzung Ihrer Lösung.
- Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt?
- Was vermissen die Nutzer?
- Gibt es wiederkehrende Probleme oder Workarounds?
Welche Anforderungen gibt es für die Zukunft?
Nicht nur bestehende Probleme zählen. Auch künftige Pläne sind zu bedenken.
- Soll die App mit anderen Tools vernetzt werden?
- Wird sie künftig von mehr Personen oder externen Partnern genutzt?
- Gibt es Anforderungen aus Datenschutz, IT oder Führungsebene?
Was muss die neue App können?
Erstellen Sie ein Muss/Kann-Schema, das später als Grundlage für die Anbieterbewertung dient.
- Muss Beispiele: DSGVO, Mobile App, Nutzerrollen, API
- Kann Beispiele: Dark Mode, Videochat, Designanpassung
2. Anbieter-Vorauswahl & Vergleich
Nachdem Sie intern definiert haben, was die neue App leisten muss, beginnt die eigentliche Marktsondierung. Ziel dieses Schritts ist es, aus einer Vielzahl potenzieller Anbieter eine Shortlist mit 2–3 Favoriten zu erstellen, die zu Ihren Anforderungen passen.
Recherche starten
Beginnen Sie mit einer gezielten Recherche. Idealerweise passiert dies über mehrere Quellen
- Google-Suche nach spezifischen Keywords („Event App“, „Mitarbeiter App“, etc.)
- Bewertungsportale & Vergleichsplattformen wie OMR Reviews, Capterra oder G2
- Empfehlungen aus Netzwerk, Fachmessen oder LinkedIn-Gruppen
Anbieter bewerten: Was zählt wirklich?
Setzen Sie Ihre Bedarfsanalyse (Schritt 1) in konkrete Bewertungskriterien um. Hier ein mögliches Schema.
Die Shortlist erstellen
Reduzieren Sie die Liste auf maximal drei Anbieter, mit denen Sie tiefer einsteigen möchten. Achten Sie dabei nicht nur auf Funktionen, sondern auch auf Folgendes.
- Verlässlichkeit und Auftritt im Erstkontakt
- Transparenz bei Preisen und Vertragsmodellen
- Flexibilität in der Anpassung an Ihre Anforderungen
3. Exit-Vorbereitung beim bisherigen Anbieter
Ein gelungener Anbieterwechsel beginnt nicht mit dem neuen System, sondern mit einem klaren Plan für den Ausstieg aus dem alten. Leider erleben viele Unternehmen hier unschöne Überraschungen: undurchsichtige Verträge, technische Hürden bei der Datenübergabe oder wenig Kooperationsbereitschaft.
Umso wichtiger ist es, diesen Schritt bewusst und frühzeitig anzugehen.
Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen prüfen
Bevor Sie neue Pläne machen, klären Sie:
- Bis wann läuft der aktuelle Vertrag?
- Welche Kündigungsfristen gelten?
- Gibt es automatische Verlängerungen, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird?
- Sind bestimmte Leistungen oder Datenexporte an vertragliche Einschränkungen gebunden?
Halten Sie Fristen schriftlich fest und kündigen Sie frühzeitig pro forma, um sich Spielraum zu sichern.
Rechte & Pflichten zur Datenherausgabe verstehen
Nicht alle Anbieter machen es einfach, Daten zu exportieren – besonders, wenn sie „verlieren“. Klären Sie deshalb frühzeitig:
-
Welche Inhalte dürfen Sie mitnehmen?
(z. B. Nutzerkonten, Medien, Logs) - In welchem Format werden diese bereitgestellt?
- Gibt es offizielle Exportfunktionen oder APIs, die Sie nutzen können?
- Fallen dafür Kosten an oder sind diese inklusive?
Ein seriöser Anbieter gibt Ihnen alle Daten strukturiert, nachvollziehbar und ohne Hürden. Das ist auch ein Qualitätskriterium für die Zukunft.
Zusammenarbeit im Wechselprozess sicherstellen
Auch wenn die Entscheidung zum Wechsel gefallen ist, bleibt der bisherige Anbieter kurzfristig ein wichtiger Partner. Suchen Sie bewusst das Gespräch.
- Kündigen Sie den Wechsel offen und professionell an.
- Bitten Sie um technische Unterstützung beim Export.
- Setzen Sie schriftlich klare Deadlines und Verantwortlichkeiten.
Risikomanagement: Was tun bei Blockaden?
Falls der bisherige Anbieter mauert oder sich unkooperativ zeigt:
- Verweisen Sie auf vertragliche Grundlagen zur Datennutzung und -herausgabe.
- Dokumentieren Sie sämtliche Kommunikation.
- Beziehen Sie bei Bedarf frühzeitig IT, die Rechtsabteilung oder Datenschutzbeauftragte ein.
4. Datenmigration planen
Die Migration von Inhalten, Nutzerkonten und Konfigurationen vom alten ins neue System ist der technisch anspruchsvollste Teil des Anbieterwechsels. Wer hier strukturiert vorgeht, kann Risiken minimieren und einen nahtlosen Übergang ermöglichen, ohne Datenverlust, Frust oder doppelte Arbeit.
Was soll migriert werden?
Nicht alles muss zwangsläufig übernommen werden. Dennoch gibt es Inhalte die zwingend im neuen System zu finden sein müssen.
- Nutzerkonten & Berechtigungen: Sollen diese manuell neu angelegt oder automatisiert übernommen werden?
- Medieninhalte & Dateien: In welchem Format liegen sie vor? Sind sie downloadbar?
- Struktur & Metadaten: Kategorien, Tags, Nutzergruppen
Legen Sie eine tabellarische Übersicht an, was übernommen werden muss, was optional ist und was entfällt.
Technische Schnittstellen & Formate prüfen
Die Migration steht und fällt mit der technischen Kompatibilität beider Systeme.
- Gibt es beim bisherigen Anbieter Exportschnittstellen oder APIs?
- Welche Formate liefert er? (CSV, JSON, XML, proprietär)
- Kann das neue System die Daten einlesen oder ist eine Konvertierung nötig?
- Können externe Tools helfen, z. B. für Massenimporte oder Datenbereinigung?
Migrationsstrategie festlegen
Sie haben verschiedene Optionen, wie der Wechsel ablaufen kann:
Qualitätssicherung und Tests
Vor dem Go-Live sollten Sie eine strukturierte Testphase einplanen:
- Stimmen Nutzerrechte & Dateninhalte?
- Gibt es doppelte, fehlerhafte oder fehlende Einträge?
- Wie reagieren Pilotnutzer auf die neue App?
Ein kleines Testteam oder Task Force mit Nutzern aus verschiedenen Abteilungen hilft, unterschiedliche Perspektiven abzudecken.
5. Kommunikationsstrategie intern & extern
Ein Anbieterwechsel betrifft nicht nur IT oder Projektverantwortliche. Er hat Auswirkungen auf viele Beteiligte: von Endnutzer:innen über Führungskräfte bis hin zu externen Stakeholdern. Eine durchdachte Kommunikation schafft Akzeptanz, senkt Widerstände und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Frühzeitig informieren – und Erwartungen steuern
Transparenz ist das A und O. Informieren Sie interne Zielgruppen so früh wie möglich:
-
Warum wird gewechselt?
(z. B. bessere Usability, neue Funktionen, mehr Datenschutz) -
Was ändert sich konkret?
(Bedienung, Login-Verfahren, Inhalte) -
Wann und wie?
(Ablauf der Umstellung, geplante Downtimes, Pilotphase)
Formulieren Sie die Vorteile aus Nutzersicht, wie z. B. „Schnellerer Zugriff auf Inhalte“, „Einfachere Navigation“, etc.
Zielgruppenspezifisch kommunizieren
Nicht alle Stakeholder brauchen dieselben Informationen.
- Mitarbeitende / interne Nutzer → praktische Anleitung, neue Funktionen, Ansprechpartner
- Führungskräfte / Entscheider → strategische Gründe, Investitionssicherheit
- Externe Partner / Kunden (z. B. bei Event-Apps) → neue Zugangsdaten, Nutzungshilfen, Kontaktoptionen
Change-Kommunikation aktiv gestalten
Ein Anbieterwechsel ist oft mehr als ein technisches Projekt. Er betrifft etablierte Gewohnheiten. Deshalb lohnt sich eine aktive Begleitung.
- Workshops oder Q&A-Sessions zur neuen App
- Interaktive Tutorials oder Videos
- Pilotgruppen, die Feedback geben und als Multiplikatoren dienen
- Interaktive Elemente, um die Einführung positiv aufzuladen
Onboarding & Support strukturieren
Begleiten Sie die Nutzer gezielt durch den Umstieg:
- Bereitstellung von Onboarding-Materialien (PDFs, Videos, Checklisten)
- Helpdesk oder In-App-Support
- Klare Verantwortlichkeiten & erreichbare Ansprechpartner
6. Go-Live & Nachbereitung
Nach intensiver Vorbereitung ist es endlich soweit: Die neue App wird live geschaltet. Doch gerade jetzt gilt es, systematisch vorzugehen, um Risiken zu minimieren und die Nutzer bestmöglich zu begleiten.
Den Go-Live strukturieren
Ob Big Bang oder gestaffelte Einführung, der Go-Live braucht einen klaren Ablauf:
- Fester Termin mit Vorlaufzeit und kommuniziertem Zeitplan
- Checkliste für technische Abnahmen (Daten vollständig? Funktionen erreichbar?)
-
Fallback-Szenario bei Problemen
(z. B. paralleler Zugriff auf Altsystem, technischer Ansprechpartner erreichbar)
Halten Sie den Go-Live möglichst von kritischen Unternehmensphasen (z. B. Events, Quartalsabschlüsse) fern.
Den Umstieg begleiten
Gerade in den ersten Tagen nach dem Wechsel ist Unterstützung kritisch.
- Erinnerungsmails mit Zugängen, Hinweisen und Support-Kontakten
- Onboarding-Reminder in der App (z. B. Tooltips, Touren, Videos)
- Schnelle Reaktion auf Rückfragen. Am besten mit dediziertem Ansprechpartner
Je positiver der erste Eindruck der neuen App, desto schneller steigt die Akzeptanz.
Feedback einholen
Nutzen Sie die Gelegenheit, um echte Nutzermeinungen einzuholen.
- Kurze Umfragen zur Zufriedenheit mit dem Wechsel
- Rückmelde-Formular für technische oder inhaltliche Probleme
- Interviews mit ausgewählten Nutzer zur qualitativen Auswertung
Damit erhalten Sie nicht nur Wertschätzung sondern auch wertvolle Hinweise für Optimierungen.
Checkliste Change Kommunikation: So gelingt Ihr Veränderungsprozess
Wie gelingt erfolgreiche Change Kommunikation? Mit dieser Checkliste planen Sie alle Kommunikationsmaßnahmen, inkl. Praxisbeispielen & Tipps
Häufige Stolperfallen beim Anbieterwechsel vermeiden
Selbst bei bester Planung kann ein Anbieterwechsel scheitern. Nicht wegen der Technik, sondern wegen menschlicher, organisatorischer oder strategischer Versäumnisse. Wer diese typischen Stolperfallen kennt, kann gezielt gegensteuern und sorgt für einen reibungsloseren Wechsel.
Kein klarer Verantwortlicher für das Projekt
Problem
Der Anbieterwechsel wird „nebenbei“ gemacht und bleibt dann in der Prioritäten-Lücke stecken.
Lösung
Benennen Sie ein dediziertes Projektteam mit klaren Rollen. Idealerweise mit IT, Kommunikation und Fachbereich.
Unklare oder zu vage Anforderungen
Problem
Wer nicht genau weiß, was er braucht, bekommt selten das, was er will.
Lösung
Investieren Sie ausreichend Zeit in die Bedarfsanalyse (siehe Schritt 1) und dokumentieren Sie die Muss- und Kann-Kriterien detailliert.
Unvollständige oder chaotische Datenmigration
Problem
Fehlende Inhalte, doppelte Nutzer oder verlorene Berechtigungen führen zu Frust und Vertrauensverlust.
Lösung
Erstellen Sie ein strukturiertes Migrationskonzept mit einem klaren Dateninventar (siehe Schritt 4) und testen Sie vor dem Go-Live.
Der alte Anbieter blockiert die Übergabe
Problem
Manche Anbieter zeigen wenig Interesse an einem sauberen Exit, sei es durch technische Einschränkungen oder bewusst verzögerte Kommunikation.
Lösung
Klären Sie Ihre Rechte vorab, dokumentieren Sie die Übergabeprozesse schriftlich (siehe Schritt 3) und planen Sie zeitlichen Puffer ein.
Die Nutzer werden zu spät einbezogen
Problem
Der Wechsel wird als reines IT-Projekt gesehen und die Nutzer „überrascht“ die neue App.
Lösung
Setzen Sie auf transparente Kommunikation, verständliche Onboarding-Materialien und frühzeitige Einbindung der Zielgruppen (siehe Schritt 5). Hier hilft auch unser Beitrag zur Change Kommunikation.
Nach dem Go-Live fehlt die Nachbereitung
Problem
Der Wechsel ist technisch vollzogen aber das Projekt wird direkt abgeschlossen.
Lösung
Planen Sie Zeit und Ressourcen für Feedback, Optimierung und Weiterentwicklung ein (siehe Schritt 6).
Unsere Erfahrungen und Expertise beim Anbieterwechsel
Als Anbieter von Lösungen für Mitarbeiter Apps und Event Apps für Unternehmen jeder Größe begleiteten wir bereits häufig Kunden, die von einer bestehenden Plattform zu uns wechseln. Dabei haben wir eine klare Erkenntnis gewonnen: Ein Anbieterwechsel ist kein rein technischer Vorgang, sondern ein Transformationsprojekt. Dementsprechend können wir Ihnen unseren Blogartikel zum Thema Change Kommunikation sehr empfehlen.
Was wir als größte Herausforderung betrachten
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Die größten Hürden liegen nicht in der Migration selbst, sondern im Zusammenspiel aus unklaren Ausgangsdaten, fehlender Exit-Unterstützung seitens des alten Anbieters und auch der Angst vor Nutzerverlusten oder Akzeptanzproblemen.
Genau hier setzen wir mit klaren Prozessen, einem erfahrenen Projektteam und strukturierten Checklisten an. Damit führen wir unsere Kunden Schritt für Schritt erfolgreich durch den Wechsel.
Wo wir die größten Chancen sehen
Ein Anbieterwechsel ist der perfekte Zeitpunkt, um veraltete Strukturen zu überdenken, Nutzerbedürfnisse neu zu priorisieren und um Prozesse endlich so zu gestalten wie sie heute auch gebraucht werden.
Viele unserer Kunden berichten nach dem Wechsel von deutlich höherer Nutzerzufriedenheit, einem geringerem Support-Aufwand (nach der Einführungsphase) und besserer Integration in ihre Systemlandschaft.
Warum wir der richtige Ansprechpartner sind
Wir wissen, dass ein Anbieterwechsel oft ein sensibles Thema ist. Deshalb begleiten wir unsere Kunden transparent, persönlich und lösungsorientiert. Dies beginnt bei der Exit-Vorbereitung bis zur erfolgreichen Einführung der neuen Plattform. Unser Anspruch ist nicht nur Daten zu übertragen sondern echten Mehrwert zu schaffen.
Sprechen Sie mit uns über Ihren geplanten Wechsel. Unser Team berät Sie gern.
Der Anbieterwechsel als strategische Chance
Ein Anbieterwechsel ist mehr als ein technischer Umzug. Es ist die Chance für einen echten Neuanfang. Unternehmen, die diesen Schritt strukturiert angehen, profitieren langfristig von besseren Tools, zufriedeneren Nutzern und mehr Kontrolle über ihre digitale Infrastruktur.
Ja, ein Wechsel erfordert Planung, Ressourcen und interne Abstimmung. Doch mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite wird aus Unsicherheit ein klarer Fahrplan und aus Risiko eine strategische Investition in Ihre Zukunft.
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